Эта про­грам­ма пред­на­зна­че­на для мам­ки­ных биз­не­сме­нов, кото­рые хотят опти­ми­зи­ро­вать рабо­ту пер­со­на­ла сво­ей кофей­ни, сни­зить тру­до­за­тра­ты и повы­сить про­из­во­ди­тель­ность. Мы рас­смот­рим клю­че­вые аспек­ты ана­ли­за чис­лен­но­сти, нор­ми­ро­ва­ния дея­тель­но­сти, опти­ми­за­ции про­цес­сов и рас­че­та про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да, исполь­зуя про­стой и понят­ный язык. Помни­те, что эффек­тив­ное управ­ле­ние пер­со­на­лом – залог успеш­ной и при­быль­ной кофейни.

I. Вве­де­ние: Зачем нам это нужно?

• Что такое чис­лен­ность и дея­тель­ность пер­со­на­ла в кон­тек­сте кофей­ни? Это коли­че­ство работ­ни­ков, необ­хо­ди­мых для эффек­тив­но­го функ­ци­о­ни­ро­ва­ния кофей­ни, и пере­чень задач, кото­рые они выпол­ня­ют. Сюда вхо­дит все: от при­го­тов­ле­ния кофе и обслу­жи­ва­ния кли­ен­тов до убор­ки и закуп­ки продуктов.
• Поче­му важ­но ана­ли­зи­ро­вать и опти­ми­зи­ро­вать чис­лен­ность и дея­тель­ность пер­со­на­ла? Недо­ста­ток пер­со­на­ла при­во­дит к сни­же­нию каче­ства обслу­жи­ва­ния, уве­ли­че­нию вре­ме­ни ожи­да­ния, выго­ра­нию сотруд­ни­ков и, как след­ствие, поте­ре кли­ен­тов. Избы­ток пер­со­на­ла ведет к неоправ­дан­ным рас­хо­дам на зара­бот­ную пла­ту, сни­же­нию рен­та­бель­но­сти и демо­ти­ва­ции сотрудников.
• Основ­ные цели программы:
  • Опре­де­лить опти­маль­ное коли­че­ство работ­ни­ков для обес­пе­че­ния каче­ствен­но­го обслу­жи­ва­ния кли­ен­тов и эффек­тив­ной рабо­ты кофейни.
  • Разо­брать­ся, чем зани­ма­ют­ся работ­ни­ки кофей­ни и как рас­пре­де­ля­ет­ся их время.
  • Выявить неэф­фек­тив­ные про­цес­сы и воз­мож­но­сти для оптимизации.
  • Научить­ся рас­счи­ты­вать тру­до­за­тра­ты и нахо­дить спо­со­бы их снижения.
  • Внед­рить мето­ды уче­та и повы­ше­ния про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да работников.
• Крат­кий обзор основ­ных эта­пов ана­ли­за и оптимизации:
  1. Ана­лиз теку­щей ситу­а­ции: опре­де­ле­ние шта­та, долж­ност­ных обя­зан­но­стей и выпол­ня­е­мых задач.
  2. Нор­ми­ро­ва­ние дея­тель­но­сти: опре­де­ле­ние вре­ме­ни, необ­хо­ди­мо­го для выпол­не­ния каж­дой задачи.
  3. Опти­ми­за­ция про­цес­сов: выяв­ле­ние и устра­не­ние «узких мест» и неэф­фек­тив­ных операций.
  4. Рас­чет необ­хо­ди­мой чис­лен­но­сти пер­со­на­ла: опре­де­ле­ние опти­маль­но­го коли­че­ства сотруд­ни­ков на осно­ве нор­ми­ро­ва­ния и про­гно­за загрузки.
  5. Внед­ре­ние систе­мы уче­та и повы­ше­ния про­из­во­ди­тель­но­сти труда.

II. Ана­лиз теку­щей ситу­а­ции: Оцен­ка суще­ству­ю­ще­го штата

• Опре­де­ле­ние штат­но­го рас­пи­са­ния: Пере­чис­ли­те все долж­но­сти в кофейне (бари­ста, кас­сир, офи­ци­ант, убор­щик, управ­ля­ю­щий и т.д.) и ука­жи­те коли­че­ство сотруд­ни­ков на каж­дой должности.
• Состав­ле­ние долж­ност­ных инструк­ций: Чет­ко про­пи­ши­те обя­зан­но­сти каж­до­го сотруд­ни­ка. Что вхо­дит в обя­зан­но­сти бари­ста? А в обя­зан­но­сти кас­си­ра? Долж­ност­ные инструк­ции долж­ны быть акту­аль­ны­ми и понятными.
• Наблю­де­ние за рабо­чим про­цес­сом: Необ­хо­ди­мо пона­блю­дать за рабо­той сотруд­ни­ков в тече­ние дня (в раз­ные дни неде­ли и в раз­ное вре­мя суток). Обра­ти­те вни­ма­ние на: 
  • Рас­пре­де­ле­ние вре­ме­ни: сколь­ко вре­ме­ни сотруд­ник тра­тит на каж­дую зада­чу (при­го­тов­ле­ние кофе, обслу­жи­ва­ние кли­ен­тов, убор­ка, обще­ние с постав­щи­ка­ми и т.д.).
  • Про­стои и задерж­ки: есть ли про­стои из-за нехват­ки ингре­ди­ен­тов, полом­ки обо­ру­до­ва­ния, боль­шо­го коли­че­ства зака­зов и т.д.?
  • Загруз­ку сотруд­ни­ков: все ли сотруд­ни­ки рав­но­мер­но заня­ты в тече­ние дня?
  • Вза­и­мо­дей­ствие меж­ду сотруд­ни­ка­ми: насколь­ко эффек­тив­но сотруд­ни­ки вза­и­мо­дей­ству­ют друг с дру­гом при выпол­не­нии задач?
• Интер­вью с сотруд­ни­ка­ми: Спро­си­те сотруд­ни­ков, что они дума­ют о сво­ей рабо­те, об орга­ни­за­ции рабо­че­го про­цес­са, о про­бле­мах, с кото­ры­ми они стал­ки­ва­ют­ся. Их мне­ние – цен­ный источ­ник информации.
• Ана­лиз отзы­вов кли­ен­тов: Обра­ти­те вни­ма­ние на отзы­вы кли­ен­тов о каче­стве обслу­жи­ва­ния, вре­ме­ни ожи­да­ния, веж­ли­во­сти пер­со­на­ла и т.д. Это помо­жет выявить про­бле­мы, свя­зан­ные с рабо­той персонала.
• Выяв­ле­ние про­блем­ных зон: На осно­ве собран­ной инфор­ма­ции опре­де­ли­те про­блем­ные зоны в рабо­те персонала: 
  • Недо­ста­ток пер­со­на­ла в часы пик.
  • Нерав­но­мер­ное рас­пре­де­ле­ние нагруз­ки меж­ду сотрудниками.
  • Нехват­ка опы­та и зна­ний у сотрудников.
  • Неэф­фек­тив­ная орга­ни­за­ция рабо­че­го пространства.
  • Недо­ста­точ­ная моти­ва­ция сотрудников.

III. Нор­ми­ро­ва­ние дея­тель­но­сти: Опре­де­ле­ние вре­мен­ных затрат

• Что такое нор­ми­ро­ва­ние дея­тель­но­сти? Это опре­де­ле­ние вре­ме­ни, необ­хо­ди­мо­го для выпол­не­ния каж­дой зада­чи. Напри­мер, сколь­ко вре­ме­ни тре­бу­ет­ся бари­ста для при­го­тов­ле­ния одной чаш­ки капу­чи­но? Сколь­ко вре­ме­ни зани­ма­ет убор­ка одно­го столика?
• Мето­ды нормирования:
  • Фото­гра­фия рабо­че­го дня: Наблю­де­ние и фик­са­ция всех дей­ствий сотруд­ни­ка в тече­ние рабо­че­го дня с ука­за­ни­ем вре­ме­ни, затра­чен­но­го на каж­дое дей­ствие. Это наи­бо­лее точ­ный, но тру­до­ем­кий метод.
  • Хро­но­мет­раж: Изме­ре­ние вре­ме­ни, затра­чен­но­го на выпол­не­ние отдель­ных опе­ра­ций. Напри­мер, изме­ре­ние вре­ме­ни при­го­тов­ле­ния кофе.
  • Ана­лиз ста­ти­сти­ки: Исполь­зо­ва­ние дан­ных о коли­че­стве зака­зов, вре­ме­ни обслу­жи­ва­ния, вре­ме­ни ожи­да­ния и т.д. для опре­де­ле­ния норм времени.
• Раз­ра­бот­ка норм вре­ме­ни для основ­ных задач: Опре­де­ли­те нор­мы вре­ме­ни для сле­ду­ю­щих задач: 
  • При­го­тов­ле­ние раз­лич­ных напит­ков (эспрес­со, капу­чи­но, лат­те, чай, кок­тей­ли и т.д.).
  • Обслу­жи­ва­ние кли­ен­тов (при­ем зака­за, кон­суль­та­ция, обслу­жи­ва­ние за столиком).
  • Кас­со­вые опе­ра­ции (при­ем опла­ты, выда­ча сдачи).
  • Убор­ка (убор­ка сто­ли­ков, мытье посу­ды, убор­ка зала и туалета).
  • Под­го­тов­ка к рабо­те (про­вер­ка обо­ру­до­ва­ния, под­го­тов­ка ингредиентов).
  • При­ем и обра­бот­ка зака­зов от поставщиков.
• Учет фак­то­ров, вли­я­ю­щих на вре­мя выпол­не­ния задач:
  • Ква­ли­фи­ка­ция и опыт сотрудника.
  • Слож­ность задачи.
  • Нали­чие необ­хо­ди­мо­го обо­ру­до­ва­ния и ингредиентов.
  • Загру­жен­ность кофейни.
• Вне­се­ние кор­рек­ти­ро­вок в нор­мы вре­ме­ни: После опре­де­ле­ния норм вре­ме­ни необ­хо­ди­мо вне­сти кор­рек­ти­ров­ки с уче­том фак­то­ров, вли­я­ю­щих на вре­мя выпол­не­ния задач. Напри­мер, для менее опыт­ных сотруд­ни­ков мож­но преду­смот­реть боль­ше вре­ме­ни на выпол­не­ние задачи.
• При­мер нормирования:
  • Зада­ча: При­го­тов­ле­ние капучино.
  • Нор­ма вре­ме­ни: 2 мину­ты (для опыт­но­го бариста).
  • Кор­рек­ти­ров­ка: +30 секунд для менее опыт­но­го бариста.

IV. Опти­ми­за­ция про­цес­сов: Повы­ше­ние эффективности

• Выяв­ле­ние «узких мест»: На осно­ве ана­ли­за теку­щей ситу­а­ции и нор­ми­ро­ва­ния дея­тель­но­сти опре­де­ли­те «узкие места» – эта­пы рабо­че­го про­цес­са, кото­рые тор­мо­зят рабо­ту и сни­жа­ют про­из­во­ди­тель­ность. Напри­мер, может ока­зать­ся, что «узким местом» явля­ет­ся кас­са, где кли­ен­ты дол­го сто­ят в оче­ре­ди, или про­цесс при­го­тов­ле­ния слож­ных коктейлей.
• Упо­ря­до­чи­ва­ние рабо­че­го про­стран­ства: Убе­ди­тесь, что все необ­хо­ди­мые инстру­мен­ты, ингре­ди­ен­ты и обо­ру­до­ва­ние нахо­дят­ся под рукой у сотруд­ни­ков. Опти­ми­зи­руй­те рас­по­ло­же­ние обо­ру­до­ва­ния, что­бы сокра­тить вре­мя пере­ме­ще­ния сотрудников.
• Опти­ми­за­ция рабо­чих про­цес­сов: Пере­смот­ри­те рабо­чие про­цес­сы, что­бы выявить и устра­нить ненуж­ные опе­ра­ции. Напри­мер, мож­но упро­стить про­цесс при­е­ма зака­за, внед­рив элек­трон­ное меню и систе­му зака­зов онлайн.
• Внед­ре­ние новых тех­но­ло­гий: Исполь­зуй­те совре­мен­ные тех­но­ло­гии для авто­ма­ти­за­ции рутин­ных задач. Напри­мер, мож­но внед­рить систе­му авто­ма­ти­че­ско­го уче­та запа­сов, что­бы избе­жать про­сто­ев из-за нехват­ки ингредиентов.
• Обу­че­ние и раз­ви­тие пер­со­на­ла: Регу­ляр­но про­во­ди­те обу­че­ние и тре­нин­ги для сотруд­ни­ков, что­бы повы­сить их ква­ли­фи­ка­цию и навы­ки. Обу­чай­те сотруд­ни­ков новым тех­но­ло­ги­ям и мето­дам работы.
• Деле­ги­ро­ва­ние пол­но­мо­чий: Рас­пре­де­ли­те обя­зан­но­сти меж­ду сотруд­ни­ка­ми таким обра­зом, что­бы каж­дый сотруд­ник был занят в соот­вет­ствии со сво­ей ква­ли­фи­ка­ци­ей и опы­том. Деле­ги­руй­те рутин­ные зада­чи менее ква­ли­фи­ци­ро­ван­ным сотруд­ни­кам, что­бы осво­бо­дить вре­мя для более ква­ли­фи­ци­ро­ван­ных сотрудников.
• Моти­ва­ция пер­со­на­ла: Создай­те систе­му моти­ва­ции, кото­рая будет сти­му­ли­ро­вать сотруд­ни­ков к повы­ше­нию про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да. Напри­мер, мож­но вве­сти систе­му пре­ми­ро­ва­ния за выпол­не­ние пла­на про­даж, за высо­кую ско­рость обслу­жи­ва­ния кли­ен­тов, за отсут­ствие жалоб от клиентов.
• При­ме­ры оптимизации:
  • Внед­ре­ние систе­мы элек­трон­но­го меню: Сокра­ща­ет вре­мя при­е­ма зака­за и поз­во­ля­ет кли­ен­там само­сто­я­тель­но озна­ко­мить­ся с ассортиментом.
  • Опти­ми­за­ция рас­по­ло­же­ния обо­ру­до­ва­ния: Сокра­ща­ет вре­мя пере­ме­ще­ния сотруд­ни­ков меж­ду раз­лич­ны­ми рабо­чи­ми зонами.
  • Авто­ма­ти­за­ция уче­та запа­сов: Предот­вра­ща­ет про­стои из-за нехват­ки ингредиентов.

V. Рас­чет необ­хо­ди­мой чис­лен­но­сти пер­со­на­ла: Опре­де­ле­ние опти­маль­но­го штата

• Про­гноз загруз­ки кофей­ни: Опре­де­ли­те ожи­да­е­мое коли­че­ство кли­ен­тов (или коли­че­ство зака­зов) в раз­ные дни неде­ли и в раз­ное вре­мя суток. Исполь­зуй­те дан­ные о про­шлых про­да­жах, мар­ке­тин­го­вые иссле­до­ва­ния, сезон­ные фак­то­ры и т.д.
• Рас­чет необ­хо­ди­мо­го вре­ме­ни на выпол­не­ние всех задач: На осно­ве про­гно­за загруз­ки и норм вре­ме­ни опре­де­ли­те необ­хо­ди­мое общее вре­мя на выпол­не­ние всех задач (при­го­тов­ле­ние напит­ков, обслу­жи­ва­ние кли­ен­тов, убор­ка и т.д.).
• Рас­чет необ­хо­ди­мо­го коли­че­ства пер­со­на­ла: Раз­де­ли­те общее необ­хо­ди­мое вре­мя на выпол­не­ние всех задач на коли­че­ство рабо­чих часов одно­го сотруд­ни­ка. Полу­чен­ное чис­ло – это необ­хо­ди­мое коли­че­ство персонала.
• Учет непред­ска­зу­е­мых фак­то­ров: При рас­че­те необ­хо­ди­мо­го коли­че­ства пер­со­на­ла необ­хо­ди­мо учи­ты­вать непред­ска­зу­е­мые фак­то­ры, такие как вне­зап­ный наплыв кли­ен­тов, полом­ка обо­ру­до­ва­ния, болезнь сотруд­ни­ка и т.д. Реко­мен­ду­ет­ся преду­смот­реть резерв­ный пер­со­нал для таких случаев.
• При­мер расчета:
  • Про­гноз: В пят­ни­цу вече­ром ожи­да­ет­ся 100 зака­зов на кофе.
  • Нор­ма вре­ме­ни на при­го­тов­ле­ние одно­го кофе: 2 минуты.
  • Общее вре­мя на при­го­тов­ле­ние кофе: 100 зака­зов * 2 мину­ты = 200 минут.
  • Рабо­чее вре­мя одно­го бари­ста: 4 часа = 240 минут.
  • Необ­хо­ди­мое коли­че­ство бари­ста: 200 минут / 240 минут ≈ 0.83.
  • Вывод: Для при­го­тов­ле­ния кофе в пят­ни­цу вече­ром потре­бу­ет­ся при­мер­но один бари­ста (учи­ты­вая, что 0.83 — это почти 1). При этом необ­хо­ди­мо учи­ты­вать дру­гие зада­чи (обслу­жи­ва­ние, кас­са), и воз­мож­но, потре­бу­ет­ся допол­ни­тель­ный сотрудник.
• Гиб­кость штат­но­го рас­пи­са­ния: Штат­ное рас­пи­са­ние долж­но быть гиб­ким и адап­ти­ро­вать­ся к изме­не­ни­ям в загруз­ке кофей­ни. Напри­мер, в часы пик необ­хо­ди­мо уве­ли­чи­вать коли­че­ство пер­со­на­ла, а в часы зати­шья – уменьшать.
• Исполь­зо­ва­ние про­грамм­но­го обес­пе­че­ния для управ­ле­ния штат­ным рас­пи­са­ни­ем: Суще­ству­ют спе­ци­аль­ные про­грам­мы, кото­рые помо­га­ют состав­лять штат­ное рас­пи­са­ние, учи­ты­вая про­гноз загруз­ки, нор­мы вре­ме­ни и дру­гие факторы.

VI. Учет и повы­ше­ние про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да: Мони­то­ринг и развитие

• Опре­де­ле­ние пока­за­те­лей про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да: Опре­де­ли­те клю­че­вые пока­за­те­ли про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да, кото­рые будут исполь­зо­вать­ся для оцен­ки эффек­тив­но­сти рабо­ты пер­со­на­ла. Например: 
  • Коли­че­ство зака­зов, выпол­нен­ных одним сотруд­ни­ком в час.
  • Сред­нее вре­мя обслу­жи­ва­ния одно­го клиента.
  • Объ­ем про­даж на одно­го сотрудника.
  • Коли­че­ство жалоб от клиентов.
• Сбор дан­ных о про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да: Регу­ляр­но соби­рай­те дан­ные о про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да сотруд­ни­ков. Исполь­зуй­те для это­го раз­лич­ные мето­ды: наблю­де­ние, ана­лиз отче­тов, опрос клиентов.
• Ана­лиз дан­ных о про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да: Про­ана­ли­зи­руй­те собран­ные дан­ные, что­бы выявить тен­ден­ции, про­блем­ные зоны и воз­мож­но­сти для повы­ше­ния производительности.
• Внед­ре­ние систе­мы моти­ва­ции: Создай­те систе­му моти­ва­ции, кото­рая будет сти­му­ли­ро­вать сотруд­ни­ков к повы­ше­нию про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да. Напри­мер, мож­но вве­сти систе­му пре­ми­ро­ва­ния за дости­же­ние опре­де­лен­ных пока­за­те­лей производительности.
• Обу­че­ние и раз­ви­тие: Регу­ляр­но про­во­ди­те обу­че­ние и тре­нин­ги для сотруд­ни­ков, что­бы повы­сить их ква­ли­фи­ка­цию и навы­ки. Обу­чай­те сотруд­ни­ков новым мето­дам рабо­ты и технологиям.
• Обрат­ная связь: Регу­ляр­но предо­став­ляй­те сотруд­ни­кам обрат­ную связь о их рабо­те. Поощ­ряй­те успе­хи и помо­гай­те пре­одо­ле­вать недостатки.
• Улуч­ше­ние усло­вий тру­да: Создай­те ком­форт­ные и без­опас­ные усло­вия тру­да для сотруд­ни­ков. Обес­печь­те сотруд­ни­ков необ­хо­ди­мым обо­ру­до­ва­ни­ем и инструментами.
• При­ме­ры повы­ше­ния про­из­во­ди­тель­но­сти труда:
  • Внед­ре­ние систе­мы пре­ми­ро­ва­ния за дости­же­ние опре­де­лен­ных пока­за­те­лей про­из­во­ди­тель­но­сти: Сти­му­ли­ру­ет сотруд­ни­ков к уве­ли­че­нию объ­е­ма про­даж и ско­ро­сти обслуживания.
  • Обу­че­ние сотруд­ни­ков новым мето­дам рабо­ты: Поз­во­ля­ет сотруд­ни­кам выпол­нять зада­чи быст­рее и эффективнее.
  • Улуч­ше­ние усло­вий тру­да: Созда­ет более ком­форт­ную и моти­ви­ру­ю­щую рабо­чую среду.
• Непре­рыв­ное улуч­ше­ние: Про­цесс уче­та и повы­ше­ния про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да дол­жен быть непре­рыв­ным. Регу­ляр­но ана­ли­зи­руй­те дан­ные, выяв­ляй­те про­бле­мы и внед­ряй­те улучшения.

VII. Заклю­че­ние

Ана­лиз чис­лен­но­сти и дея­тель­но­сти пер­со­на­ла, нор­ми­ро­ва­ние дея­тель­но­сти, опти­ми­за­ция про­цес­сов и повы­ше­ние про­из­во­ди­тель­но­сти тру­да – это важ­ные состав­ля­ю­щие успеш­но­го управ­ле­ния кофей­ней. Внед­ре­ние этой про­грам­мы тре­бу­ет вре­ме­ни, уси­лий и посто­ян­но­го вни­ма­ния, но резуль­та­ты оправ­да­ют затра­ты. Эффек­тив­ное управ­ле­ние пер­со­на­лом поз­во­лит вам:

• Сни­зить тру­до­за­тра­ты и повы­сить рен­та­бель­ность кофейни.
• Улуч­шить каче­ство обслу­жи­ва­ния кли­ен­тов и повы­сить их лояльность.
• Создать ком­форт­ные и моти­ви­ру­ю­щие усло­вия тру­да для сотрудников.
• Обес­пе­чить ста­биль­ную и при­быль­ную рабо­ту кофейни.

Воз­мож­но, эта про­грам­ма помо­жет вам в управ­ле­нии пер­со­на­лом вашей кофей­ни. Удачи!