Опе­ра­ци­он­ное управ­ле­ние круп­ным ресто­ра­ном — это преж­де все­го управ­ле­ние пото­ка­ми: госте­вы­ми, финан­со­вы­ми, инфор­ма­ци­он­ны­ми и, конеч­но, мате­ри­аль­ны­ми. Закуп­ки — нерв­ная систе­ма этой моде­ли. От того, насколь­ко без­оши­боч­но и свое­вре­мен­но ресто­ран полу­ча­ет про­дук­ты, напит­ки, рас­ход­ни­ки и инвен­тарь, зави­сит рен­та­бель­ность, ста­биль­ность сер­ви­са и кон­ку­рен­то­спо­соб­ность. В усло­ви­ях рос­сий­ской реаль­но­сти — с вола­тиль­но­стью кур­сов, сезон­но­стью сырья, коле­ба­ни­я­ми спро­са, логи­сти­че­ски­ми рис­ка­ми и стро­ги­ми регу­ля­тор­ны­ми тре­бо­ва­ни­я­ми — опе­ра­ци­он­ный дирек­тор дол­жен выстро­ить заку­поч­ную систе­му, устой­чи­вую к внеш­ним шокам и гиб­кую к внут­рен­ним изменениям.

I. Роль опе­ра­ци­он­но­го дирек­то­ра в закупках

1. Зона ответ­ствен­но­сти

В круп­ных ресто­ра­нах и груп­пах ресто­ра­нов опе­ра­ци­он­ный дирек­тор (COO) не заку­па­ет, но отве­ча­ет за систе­му. Его клю­че­вые задачи:

• Опре­де­ле­ние поли­ти­ки заку­пок: уро­вень цен­тра­ли­за­ции, кате­го­рии, стан­дар­ты, допуски.
• Постро­е­ние бюд­жет­ной моде­ли: COGS, мар­жи­наль­ность, нор­ма­ти­вы остатков.
• Орга­ни­за­ция про­цес­сов: пла­ни­ро­ва­ние, заказ, при­ем­ка, хра­не­ние, инвен­та­ри­за­ция, спи­са­ние, возвраты.
• Управ­ле­ние постав­щи­ка­ми: сег­мен­та­ция, оцен­ка, SLA, тен­де­ры, ауди­ты, развитие.
• Риск-менедж­мент и ком­пла­енс: аль­тер­на­тив­ные источ­ни­ки, кон­трак­та­ция, регуляторика.
• Циф­ро­ви­за­ция: ERP/WMS, инте­гра­ции, BI, кон­троль через цифры.
• Обу­че­ние и дис­ци­пли­на испол­не­ния: регла­мен­ты, роли, KPI, мотивация.

2. Модель зре­ло­сти заку­поч­ной функции

Выде­лим четы­ре уров­ня зрелости:

• Уро­вень 1. Реак­тив­ный: закуп­ки “под заказ”, высо­кий запас, частые стоп-листы, нет аналитики.
• Уро­вень 2. Реп­ли­ци­ру­е­мый: базо­вые регла­мен­ты, про­стая авто­ма­ти­за­ция, счет­чи­ки FIFO/FEFO, инвен­та­ри­за­ция еженедельно.
• Уро­вень 3. Про­гноз­ный: инте­гра­ция про­даж и заку­пок, план-факт по кате­го­ри­ям, MRP, ABC/XYZ-ана­лиз, план поста­вок и мощностей.
• Уро­вень 4. Опти­ми­за­ци­он­ный: сце­нар­ное пла­ни­ро­ва­ние, дина­ми­че­ское цено­об­ра­зо­ва­ние меню, S&OP-цикл, VMI/Consignment, машин­ное прогнозирование.

Зада­ча COO — опре­де­лить теку­щий уро­вень и спла­ни­ро­вать пере­ход на сле­ду­ю­щий с чет­ки­ми инве­сти­ци­я­ми и эффектом.

II. Стра­те­ги­че­ская рам­ка закупок

1. Цен­тра­ли­за­ция vs. децентрализация

В боль­ших ресто­ра­нах боль­шин­ство кате­го­рий целе­со­об­раз­но централизовать:

• Цен­тра­ли­зо­ван­ные: мясо, рыба, море­про­дук­ты, молоч­ка, бака­лея, алко­голь, одно­ра­зо­вая упа­ков­ка, химия, напит­ки, кофе/чай, инвен­тарь, расходники.
• Децен­тра­ли­зо­ван­ные (с рам­ка­ми): зелень, ово­щи-фрук­ты локаль­но­го про­ис­хож­де­ния, лед, хлеб/выпечка “дня”, спец­по­зи­ции на мероприятия.

Модель: цен­тра­ли­зо­ван­ные кон­трак­ты + локаль­ная логистика/доуправление све­жей кате­го­ри­ей в пре­де­лах допуска.

2. Кате­го­рий­ная стратегия

Кате­го­рий­ный менедж­мент — осно­ва эко­но­мии и ста­биль­но­сти. Для каж­дой категории:

• Роль кате­го­рии: драй­вер мар­жи, ими­д­же­вая, тра­фи­ко­вая, вспомогательная.
• Потре­би­тель­ские тре­бо­ва­ния: све­жесть, про­ис­хож­де­ние, сер­ти­фи­ка­ты (Халяль/Кошер, эко), органолептика.
• Рыноч­ная струк­ту­ра: сезон­ность, кон­цен­тра­ция постав­щи­ков, импор­то­за­ви­си­мость, кур­со­вая чувствительность.
• Так­ти­ка снаб­же­ния: пря­мые кон­трак­ты, дис­три­бью­то­ры, склад­ская модель, cross-docking, VMI, консигнация.
• KPI кате­го­рии: заку­поч­ная цена (и индекс), сер­вис-уро­вень, отходы/усушка, доля воз­вра­тов, срок обо­ра­чи­ва­е­мо­сти, доля в COGS.

3. ABC/XYZ и мат­рич­ное приоритизирование

• ABC по стоимости/вкладу в COGS: A (70 – 80% сто­и­мо­сти, 10 – 20% пози­ций), B (15 – 25%), C (5 – 10%).
• XYZ по пред­ска­зу­е­мо­сти: X (низ­кая вари­а­тив­ность), Y (сезон­ные всплес­ки), Z (высо­кая нере­гу­ляр­ность). Мат­ри­ца дает часто­ту пере­смот­ра запа­сов и стра­те­гию: AX — жест­кий кон­троль и кон­трак­ты, AZ — буфе­ры и аль­тер­на­ти­вы, CY — упро­щен­ные процедуры.

4. Поли­ти­ка запа­сов и сервис-уровня

Опре­де­ли­те:

• Целе­вой сер­вис-уро­вень по кате­го­ри­ям (напри­мер, 98% для базо­вых сырье­вых пози­ций, 95% для спецингредиентов).
• Модель стра­хо­во­го запа­са: рас­чет по вари­а­тив­но­сти спро­са и сро­ка поставки.
• Пра­ви­ло попол­не­ния: min-max, пери­о­ди­че­ские зака­зы, reorder point.
• FEFO для ско­ро­пор­та, FIFO для бакалеи/тара.
• Нор­ма­ти­вы усушки/усадки по кате­го­ри­ям и кон­троль отклонений.

III. Пла­ни­ро­ва­ние спроса

1. Источ­ни­ки данных

• Исто­ри­че­ские про­да­жи (POS): по блю­дам, по кате­го­ри­ям, по часам/дням недели.
• Кален­дарь собы­тий: празд­ни­ки, бан­ке­ты, фести­ва­ли, спор­тив­ные транс­ля­ции, город­ские мероприятия.
• Мар­ке­тин­го­вые актив­но­сти: про­мо, сезон­ные меню, коллаборации.
• Опе­ра­ци­он­ные огра­ни­че­ния: мощ­ность кух­ни, гра­фик пер­со­на­ла, ремонт/аутейджи.
• Внеш­ние фак­то­ры: пого­да, сезон­ность (грибы/ягоды), тур­по­ток, логистика.
• Цены и эла­стич­ность: реак­ции на изме­не­ние цен/порций.

2. Моде­ли прогнозирования

• Базо­вый под­ход: сколь­зя­щее сред­нее с сезон­ной деком­по­зи­ци­ей, недель­ная гранулярность.
• Про­дви­ну­тый: SARIMA/Prophet или AutoML в BI, кла­сте­ри­за­ция блюд по паттернам.
• Ком­би­ни­ро­ван­ный: экс­перт­ные кор­рек­ти­ров­ки шефа и мене­дже­ра зала с огра­ни­че­ни­ем на ±15% от моде­ли без обоснования.

3. Пере­вод про­даж блюд в сырье

• Тех­ни­ко-тех­но­ло­ги­че­ские кар­ты (ТТК) и спе­ци­фи­ка­ции спи­са­ния: брутто/нетто, выход, коэф­фи­ци­ен­ты тепловой/холодной обработки.
• Коэф­фи­ци­ен­ты отхо­дов и усуш­ки по кате­го­рии и поставщику.
• Кросс-исполь­зо­ва­ние ингре­ди­ен­тов: выяв­ле­ние кон­флик­тов по дефициту.
• Рецеп­тур­ные заме­ны и допус­ки: мат­ри­ца “если нет — чем заме­ня­ем” утвер­жден­ная шефом и бренд-шефом.

4. План загруз­ки кух­ни и бан­ка банкетов

При нали­чии собы­тий­но­го биз­не­са делай­те S&OP-цикл:

• Сбор про­гно­за спро­са (еже­не­дель­но).
• Кон­со­ли­да­ция с про­из­вод­ствен­ной мощ­но­стью, гра­фи­ком поста­вок, склад­ски­ми ограничениями.
• Ком­про­мис­сы: пред-готов­ка, шоки, полу­фаб­ри­ка­ты, изме­не­ние меню, лими­ты бронирований.

IV. Струк­ту­ра заку­поч­но­го процесса

1. Цикл пла­ни­ро­ва­ния

• Еже­днев­ный: кор­рек­ти­ров­ка по фак­ту про­даж, топ-ско­ро­порт, стоп-листы.
• Еже­не­дель­ный: план заку­пок по кате­го­ри­ям на 2 – 3 неде­ли с раз­бив­кой по поставщикам.
• Еже­ме­сяч­ный: пере­смотр цен, индек­сы, тен­де­ры, кон­тракт­ные объ­е­мы, KPI.
• Еже­квар­таль­ный: пере­смотр ассор­ти­мен­та, пере­счет FEFO-нор­ма­ти­вов, аудит поставщиков.
• Годо­вой: бюд­жет COGS, стра­те­ги­че­ские кон­трак­ты, инве­сти­ции в холод/склад, опти­ми­за­ция меню.

2. Роли и ответственности

• Кате­го­рий­ный мене­джер: стра­те­гия кате­го­рии, тен­де­ры, цено­об­ра­зо­ва­ние, порт­фель постав­щи­ков, SLA.
• Закупщик/специалист снаб­же­ния: оформ­ля­ет зака­зы, отсле­жи­ва­ет постав­ки, ведет пре­тен­зии, сверки.
• Кладовщик/завсклад: при­ем­ка, хра­не­ние, учет, инвен­та­ри­за­ция, ротация.
• Шеф/бренд-шеф: ТТК, каче­ства, дегу­ста­ции, заме­ны, спецификации.
• Финан­со­вый кон­тро­лер: план-факт COGS, мар­жа, аудит доку­мен­тов, лимиты.
• Опе­ра­ци­он­ный дирек­тор: вла­де­лец про­цес­са, кросс-функ­ци­о­наль­ная син­хро­ни­за­ция, эскалации.

RACI-мат­ри­ца исклю­ча­ет “серые зоны” ответственности.

3. Про­цес­сы по этапам

3.1. План закупок

• Вхо­ды: про­гноз про­даж, остат­ки, зака­зы на банкет/мероприятия, сро­ки год­но­сти, кален­дарь поставок.
• Выход: заказ-наря­ды по постав­щи­кам, бюд­жет COGS на пери­од, гра­фик поставок.

3.2. Выбор поставщика

• Кате­го­рия A: RFP/RFQ, 3 – 5 участ­ни­ков, каче­ствен­ные атри­бу­ты, ауди­ты, договор.
• Кате­го­рия B: коти­ров­ки, рамоч­ные согла­ше­ния, пилоты.
• Кате­го­рия C: ката­лог, упро­щен­ные закуп­ки с лимитами.

3.3. Оформ­ле­ние зака­за (PO)

• Стан­дар­ти­зи­ро­ван­ные пози­ции и упа­ков­ки, еди­ни­цы измерения.
• Утвер­жде­ние по мат­ри­це лими­тов: шеф/закупщик/финконтролер.
• Инте­гра­ция с ERP/WMS/POS для предот­вра­ще­ния сверхзаказа.

3.4. Логи­сти­ка и приемка

• Тайм-сло­ты, тем­пе­ра­тур­ные режи­мы, сани­тар­ные тре­бо­ва­ния к транспорту.
• При­ем­ка по коли­че­ству, каче­ству, тем­пе­ра­ту­ре, доку­мен­там (вет­сер­ти­фи­ка­ты, декла­ра­ции соот­вет­ствия, ЕГАИС/Честный ЗНАК там, где требуется).
• Пре­тен­зи­он­ный поря­док: ACT/фото, возврат/перезачет, SLA на замену.

3.5. Хра­не­ние и внут­рен­няя логистика

• Зональ­ность скла­дов: сухой, охла­жден­ный, замо­роз­ка; цве­то­вая маркировка.
• FEFO и дата-сти­ке­ры, смарт-тер­мо­мет­ры, жур­на­лы тем­пе­ра­тур (циф­ро­вые).
• Рота­ция, тар­ная дис­ци­пли­на, сани­тар­ные регла­мен­ты, еже­днев­ные чек-листы.

3.6. Спи­са­ние, пере­ра­бот­ка, возвраты

• Спи­са­ние по ТТК, про­из­вод­ствен­ные отче­ты, инци­дент­ные спи­са­ния (бой/порча) с акта­ми и причинами.
• Пере­ра­бот­ка и вто­рич­ное исполь­зо­ва­ние в рам­ках пище­вой без­опас­но­сти (супы, соусы, фарш) — толь­ко с утвер­жден­ны­ми ТТК.
• Воз­вра­ты постав­щи­ку в рам­ках SLA, ути­ли­за­ция через лицен­зи­ро­ван­ных операторов.

3.7. Инвен­та­ри­за­ция

• Еже­не­дель­ная для A‑складов и ско­ро­пор­та, еже­ме­сяч­ная пол­ная, выбо­роч­ные “cycle count” ежедневно.
• Ска­ни­ро­ва­ние штрихкодов/QR, пере­счет тар, кон­троль несоответствий.
• План дей­ствий по рас­хож­де­ни­ям: обу­че­ние, кор­рек­ти­ров­ка про­цес­сов, дис­ци­пли­нар­ные меры при злоупотреблениях.

V. Финан­со­вая модель и KPI

1. Бюд­жет COGS

COGS = Началь­ные запа­сы + Закуп­ки – Конеч­ные запа­сы – Спи­са­ния по при­чи­нам, не отно­ся­щим­ся к реа­ли­за­ци­ям (если хоти­те видеть “чистый” COGS).

Уров­ни детализации:

• По кате­го­ри­ям: мясо, рыба, ово­щи, молоч­ка, бака­лея, алко­голь, напит­ки, хозтовары.
• По подразделениям/точкам: кух­ня, бар, кон­ди­тер­ская, банкетная.
• По собы­ти­ям: бан­кет, фести­валь, бизнес-ланч.

Нор­ма­тив COGS % по кухне и бару отдель­ный, учи­ты­вая раз­лич­ную маржинальность.

2. Клю­че­вые KPI

• COGS % по кухне/бару и план-факт.
• Обо­ра­чи­ва­е­мость запа­сов в днях.
• Уро­вень сер­ви­са постав­щи­ков (OTIF — On Time In Full).
• Доля брака/возвратов.
• Спи­са­ния и отхо­ды в % от заку­пок и в руб/гость.
• Точ­ность про­гно­за (MAPE) по категориям.
• Запас проч­но­сти по сро­кам год­но­сти (сред­ний оста­точ­ный срок).
• Доля заку­пок по кон­тракт­ным ценам vs спот.
• Эко­но­мия vs базис (Should-Cost vs фак­ти­че­ская цена).
• Дис­ци­пли­на при­ем­ки (доля отгру­зок с пол­ным паке­том доку­мен­тов, температуры).
• Доля “чер­ных лебе­дей” (сры­вов) и вре­мя восстановления.

3. Систе­ма мотивации

• Бонус для опе­ра­ци­он­но­го и кате­го­рий­но­го бло­ков: сово­куп­ность COGS %, сер­вис-уро­вень, спи­са­ния, оборачиваемость.
• Malus за нару­ше­ния ком­пла­ен­са: несо­блю­де­ние регла­мен­тов, несвое­вре­мен­ные пре­тен­зии, рабо­та с непро­ве­рен­ны­ми поставщиками.
• Кол­лек­тив­ная моти­ва­ция скла­да на сверх­точ­ность инвен­та­ри­за­ции и сни­же­ние списаний.

VI. Управ­ле­ние поставщиками

1. Сег­мен­та­ция поставщиков

• Стра­те­ги­че­ские: core пози­ции, суще­ствен­ный объ­ем, слож­ность заме­ны (напри­мер, охла­жден­ная говя­ди­на пре­ми­ум, импорт­ные сыры, кофе).
• Кри­ти­че­ские: высо­кие рис­ки сер­вис­но­го сбоя (зелень, яго­ды, морепродукты).
• Тран­зак­ци­он­ные: бака­лея, тара, химия.
• Инновационные/нишевые: фер­мер­ские про­дук­ты, крафт.

2. Поиск и квалификация

• Источ­ни­ки: отрас­ле­вые ассо­ци­а­ции, выстав­ки (ПИР, Прод­экс­по), реко­мен­да­ции шефов, мар­кет­плей­сы B2B.
• Дью-дили­дженс: ЕГРЮЛ, нало­го­вая дис­ци­пли­на, арбит­раж, склад/производство, ХАССП, ISO 22000, вете­ри­нар­ные тре­бо­ва­ния (Мер­ку­рий).
• Дегу­ста­ции и пило­ты: сле­пые дегу­ста­ции, тех­но­ло­ги­че­ские про­го­ны, ста­биль­ность партии.

3. Кон­трак­та­ция

• Рамоч­ные дого­во­ры 12 меся­цев с пере­смот­ром цены по индексу/курсу и ясны­ми триггерами.
• SLA: тем­пе­ра­тур­ные режи­мы, OTIF, допу­сти­мый брак, сро­ки заме­ны, возвраты.
• Штрафы/бонусы: за сры­вы и за пре­вос­ход­ный сервис.
• Гаран­ти­ро­ван­ные объ­е­мы vs опци­о­наль­ные, пра­во на аль­тер­на­ти­ву при срыве.
• Обя­за­тель­ные сопро­во­ди­тель­ные доку­мен­ты: декла­ра­ции, вете­ри­нар­ные справ­ки, ЕГАИС/ЧЗ.

4. Раз­ви­тие и аудит

• Еже­квар­таль­ные QBR: KPI, инци­ден­ты, пла­ны улучшений.
• Ауди­ты у постав­щи­ка: холо­до­вые цепи, гиги­е­на, про­сле­жи­ва­е­мость, резерв­ные мощности.
• Сов­мест­ное пла­ни­ро­ва­ние: сезон­ные пики, про­мо, аль­тер­на­ти­вы сырью.

5. Риск-менедж­мент

• Аль­тер­на­тив­ные постав­щи­ки 2 – 3 уров­ня по клю­че­вым позициям.
• Стра­хо­вые запа­сы на пери­од форс-мажора.
• Валют­ные рис­ки: кор­зи­на постав­щи­ков, лока­ли­за­ция, хеджи­ро­ва­ние через индексацию.
• Логи­сти­че­ские пла­ны Б: соб­ствен­ный транспорт/3PL, кросс-докинг, ноч­ные окна.

VII. Цено­об­ра­зо­ва­ние меню и закупки

1. Связь меню и закупок

• Инже­не­рия меню: мат­ри­ца при­быль­но­сти и попу­ляр­но­сти, кор­рек­ти­ров­ка ассортимента.
• Сезон­ные сме­ны меню с уче­том доступ­но­сти и цены сырья.
• Стан­дар­ти­за­ция ингре­ди­ен­тов и упа­ко­вок, уни­фи­ка­ция across dishes для эко­но­мии масштаба.
• Управ­ле­ние пор­ци­он­но­стью: кон­троль веса/выхода, “loss leader” толь­ко с ясной целью.

2. Сце­нар­ные расчеты

• Что если: рост цены на мясо +15%, курс USD +10%, уро­жай поми­до­ров минус 20%.
• Эла­стич­ность спро­са: реак­ция на изме­не­ние цены блюда.
• Паке­ты реше­ний: заме­ны ингре­ди­ен­тов, кор­рек­ти­ров­ка грам­мо­вок, про­мо на аль­тер­на­ти­вы, изме­не­ние фоку­са продаж.

VIII. Тех­но­ло­гии и цифровизация

1. Стек систем

• POS с раз­вер­ну­той ана­ли­ти­кой и API.
• ERP/Back-Office для заку­пок и уче­та (iiko, r_keeper, Poster + 1С/ERP).
• WMS/складская систе­ма: при­ем­ка, адрес­ное хра­не­ние, FEFO, инвен­та­ри­за­ция с мобиль­ны­ми терминалами.
• BI/аналитика: Power BI, Qlik, Metabase — даш­бор­ды COGS, KPI, прогнозы.
• Инте­гра­ции: ЕГАИС, Чест­ный ЗНАК, Мер­ку­рий, бухгалтерия.

2. Авто­ма­ти­за­ция процессов

• Авто­ма­ти­че­ские зака­зы по min-max и прогнозу.
• Кон­троль сро­ков год­но­сти, лоты, сери­а­ли­за­ция (для мар­ки­ру­е­мых категорий).
• Элек­трон­ный доку­мен­то­обо­рот (ЭДО): УПД, свер­ка, претензии.
• Тем­пе­ра­тур­ные сен­со­ры с алер­та­ми, чек-листы в мобиль­ных приложениях.
• Рас­по­зна­ва­ние наклад­ных и сопо­став­ле­ние с PO.

3. Про­дви­ну­тая аналитика

• ABC/XYZ дина­ми­че­ски, кла­сте­ри­за­ция блюд.
• MAPE, bias, сезон­ные индексы.
• Waste analytics: heatmap спи­са­ний по дням/сменам/позициям.
• Should-cost моде­ли: раз­ло­же­ние цены по рыноч­ным индек­сам (зерно/молоко/мясо/логистика).

IX. Опе­ра­ци­он­ка «на земле»

1. При­ем­ка без компромиссов

• Про­вер­ка тем­пе­ра­ту­ры: ядро про­дук­та, бес­кон­такт­ные ИК-тер­мо­мет­ры + эта­лон­ные щупы.
• Фото­фик­са­ция, откло­не­ния в систе­ме, мгно­вен­ная эскалация.
• Раз­во­рот при несо­от­вет­ствии — дис­ци­пли­на, под­дер­жан­ная договором.

2. Хра­не­ние и ротация

• Пла­но­грам­мы скла­дов, «глу­бо­кая» адресация.
• Уплот­не­ние vs доступ­ность: золо­тая сере­ди­на, что­бы не про­во­ци­ро­вать ошибки.
• Еже­днев­ная рота­ция FEFO, выде­лен­ная зона “Крат­кий срок” под при­о­ри­тет­ную отра­бот­ку меню.

3. Кухон­ная дисциплина

• Весы на каж­дую линию, регу­ляр­ная калибровка.
• Пред­под­го­тов­ка по пла­ну, “mise en place” под про­гноз, не «на глаз».
• Систе­ма воз­вра­тов из зала: стан­дар­ти­зи­ро­ван­ная доработка/утилизация.

4. Анти-воров­ство и прозрачность

• Раз­де­ле­ние обя­зан­но­стей: заказ — при­ем­ка — спи­са­ние — инвен­та­ри­за­ция раз­ны­ми людьми.
• Каме­ры в зоне при­ем­ки и склада.
• Неза­пла­ни­ро­ван­ные пере­крест­ные инвен­та­ри­за­ции, кон­троль­ные закупки.
• Ана­ли­ти­ка подо­зри­тель­ных пат­тер­нов: пики спи­са­ний в кон­крет­ные сме­ны, рас­хож­де­ния по высо­ким позициям.

X. Пра­во­вое и регу­ля­тор­ное поле в России

• Сан­ПиН и ХАССП: доку­мен­ти­ро­ван­ные про­це­ду­ры, мони­то­ринг кри­ти­че­ских точек.
• Мер­ку­рий (вете­ри­нар­ная сер­ти­фи­ка­ция): при­ем­ка и гаше­ние ВСД.
• ЕГАИС: закуп­ка и дви­же­ние алко­го­ля, фик­са­ция остатков.
• Чест­ный ЗНАК: молоч­ка, вода, упа­ко­ван­ная про­дук­ция — мар­ки­ров­ка и прослеживаемость.
• Тру­до­вое зако­но­да­тель­ство: мато­т­вет­ствен­ность, дого­во­ры, инструкции.
• Ути­ли­за­ция пище­вых отхо­дов: дого­во­ры с лицен­зи­ро­ван­ны­ми операторами.

XI. Спе­ци­фи­ка категорий

1. Мясо и птица

• Холо­до­вая цепь кри­тич­на: охла­жден­ное 0…+2°C, замо­роз­ка ‑18°C.
• Кон­трак­ты на отру­ба, стан­дарт­ные калиб­ры, допус­ки по жирности/рН.
• Dry/Wet Aged — отдель­ный про­цесс, учет усушки.
• Вари­а­тив­ность цены: индек­сы, опор­ные котировки.

2. Рыба и морепродукты

• Влаж­ность, гла­зурь, тем­пе­ра­ту­ра ядра, све­жесть по органолептике.
• Сре­да хра­не­ния: лед/шок, рако­ви­ны мол­люс­ков — вете­ри­нар­ные требования.
• Импорт­ные рис­ки, санк­ци­он­ные огра­ни­че­ния — альтернативы.

3. Ово­щи, фрук­ты, зелень

• Сезон­ная лока­ли­за­ция, днев­ные окна поставок.
• Клас­си­фи­ка­ция по калиб­рам, допус­ки по грязи/механическим повреждениям.
• Крат­кий срок — план “отра­бот­ки” в меню дня.

4. Молоч­ная про­дук­ция, сыры

• Мар­ки­ров­ка Чест­ный ЗНАК для неко­то­рых подкатегорий.
• Ста­биль­ность вку­са — дегу­ста­ции пар­тий, кон­троль рН/влаги для ремес­лен­ных сыров.

5. Бака­лея и сухие

• Длин­ный срок, но рис­ки под­де­лок, несо­от­вет­ствие ГОСТ/ТУ.
• Кон­троль акцизов/маркировки для напитков.

6. Алко­голь и бар

• ЕГАИС, стро­гий учет, инвен­та­ри­за­ция еженедельно.
• Сезон­ные кок­тейль­ные кар­ты под доступ­ность фруктов/сиропов.
• Поте­ри на раз­ли­ве, калиб­ров­ка джиг­ге­ров, учет откры­тых бутылок.

7. Хозто­ва­ры и химия

• Сов­ме­сти­мость с ХАССП, ПАВы, сертификация.
• Рас­ход­ные нор­мы на гостя/на 100 блюд, кон­троль перерасхода.

XII. Бан­кет­ный и собы­тий­ный бизнес

• Депо­зи­ты и пред­за­ка­зы: аван­со­вое финан­си­ро­ва­ние закупок.
• Cut-off для изме­не­ния меню и коли­че­ства пор­ций (обыч­но T‑72/T‑48 часов).
• Спе­ци­фи­ка­ции на сер­ви­ров­ку, инвен­тарь, одно­ра­зо­вую посуду.
• Обрат­ная логи­сти­ка и воз­вра­ты, спи­са­ние после мероприятия.
• Резерв на неприбытие/перерасход (обыч­но 5 – 8%) по категории.

XIII. Анти­кри­зис­ное планирование

• Чек-лист “Чер­ный день”: отклю­че­ние холо­да, срыв клю­че­во­го постав­щи­ка, закры­тие дорог.
• План дей­ствий: гене­ра­то­ры, пере­нос на аль­тер­на­тив­ные кух­ни, сокра­щен­ное меню.
• Ком­му­ни­ка­ции: еди­ный штаб, шаб­ло­ны сооб­ще­ний гостям, инфо для персонала.
• Пост­кри­зис­ный раз­бор: что сра­бо­та­ло, что изме­нить, апдейт регламентов.

XIV. Внед­ре­ние: дорож­ная кар­та на 100 дней

Дни 1 – 30:

• Аудит: про­цес­сы, постав­щи­ки, цены, скла­ды, KPI.
• Быст­рые побе­ды: FEFO, тем­пе­ра­тур­ные жур­на­лы, инвен­та­ри­за­ция А‑позиций, стоп “руч­ным” списаниям.
• Даш­бор­ды COGS и обо­ра­чи­ва­е­мо­сти по категориям.

Дни 31 – 60:

• Цен­тра­ли­за­ция заку­пок клю­че­вых категорий.
• Тен­де­ры на мясо/рыбу/овощи, обнов­ле­ние дого­во­ров с SLA.
• Авто­за­ка­зы min-max на 30% ассор­ти­мен­та, ЭДО с топ-10 поставщиками.

Дни 61 – 100:

• Про­гно­зи­ро­ва­ние про­даж и S&OP.
• Кате­го­рий­ные стра­те­гии, инже­не­рия меню под COGS.
• Моти­ва­ция коман­ды на KPI, регу­ляр­ные QBR с поставщиками.
• План циф­ро­ви­за­ции на год: WMS, мобиль­ная при­ем­ка, интеграции.

XV. Прак­ти­че­ские чек-листы

1. Чек-лист при­ем­ки

• Вре­мя, тем­пе­ра­ту­ра, внеш­ний вид, упа­ков­ка, мар­ки­ров­ка, доку­мен­ты, сопо­став­ле­ние с PO, фото­фик­са­ция, запись откло­не­ний, зона карантина.

2. Чек-лист скла­да

• Чисто­та, тем­пе­ра­тур­ные нор­мы, адре­са­ция, рота­ция, запа­сы “крат­ко­го сро­ка”, исправ­ность обо­ру­до­ва­ния, план НО.

3. Чек-лист зака­за

• Остат­ки, про­гноз, гра­фик поста­вок, min-max, аль­тер­на­ти­вы, лими­ты согла­со­ва­ний, под­твер­жде­ние постав­щи­ка, транспорт.

4. Чек-лист постав­щи­ка

• Юри­ди­че­ская чисто­та, сер­ти­фи­ка­ты, мощ­но­сти, логи­сти­ка, цены/индексация, SLA, пилот, отзыв­ная политика.

5. Чек-лист спи­са­ний

• Осно­ва­ние (ТТК/акт), объ­яс­не­ние при­чи­ны, фото, под­пи­си, вли­я­ние на COGS, дей­ствия по недопущению.

XVI. Кей­сы и цифры

Кейс 1. Сни­же­ние COGS на 2,8 п.п. за 3 месяца

• Внед­ре­ние FEFO и адрес­но­го хра­не­ния, недель­ная инвен­та­ри­за­ция A‑позиций, тен­дер на молоч­ку и мясо, авто­за­каз по min-max на 40% номен­кла­ту­ры. Итог: спи­са­ния ‑35%, обо­ра­чи­ва­е­мость ‑6 дней, COGS ‑2,8 п.п.

Кейс 2. Ста­би­ли­за­ция сер­ви­са в сезон пиков

• S&OP + сов­мест­ное пла­ни­ро­ва­ние с постав­щи­ком ово­щей, стра­хо­вой запас на 3 дня, аль­тер­на­тив­ные лоты. Итог: 98,5% сер­вис, ноль стоп-листов в июне-июле.

Кейс 3. Бар: кон­троль разлива

• Внед­ре­ние уче­тов откры­тых буты­лок, калиб­ров­ка мер­ни­ков, еже­не­дель­ная инвен­та­ри­за­ция. Итог: поте­ри ‑1,2 п.п., рост вало­вой мар­жи бара на 3,5%.

Заклю­че­ние

Пла­ни­ро­ва­ние заку­пок в боль­ших ресто­ра­нах — это управ­ля­е­мая, алго­рит­ми­зи­ру­е­мая прак­ти­ка. Успех стро­ит­ся на трех китах: про­зрач­ность дан­ных, дис­ци­пли­на про­цес­сов и парт­нер­ство с постав­щи­ка­ми. Роль опе­ра­ци­он­но­го дирек­то­ра — спро­ек­ти­ро­вать систе­му, где каж­дый участ­ник пони­ма­ет свою зону ответ­ствен­но­сти, реше­ния при­ни­ма­ют­ся на осно­ве цифр, а рис­ки рас­пре­де­ле­ны и кон­тро­ли­ру­ют­ся. В рос­сий­ской сре­де допол­ни­тель­ную цен­ность при­но­сит дивер­си­фи­ка­ция постав­щи­ков, глу­бо­кая лока­ли­за­ция и тех­но­ло­ги­че­ская прослеживаемость.

Этот спра­воч­ник — не ста­тич­ный доку­мент, а инстру­мент посто­ян­но­го улуч­ше­ния. Исполь­зуй­те его как базу для соб­ствен­ных регла­мен­тов, обу­ча­ю­щих про­грамм и KPI-карт. Регу­ляр­но обнов­ляй­те под­хо­ды, опи­ра­ясь на ана­ли­ти­ку и обрат­ную связь коман­ды и гостей. Тогда закуп­ки пере­ста­нут быть источ­ни­ком сюр­при­зов и ста­нут кон­ку­рент­ным пре­иму­ще­ством ваше­го ресторана.

Ниже — ком­плект подроб­ных чек-листов для опе­ра­ци­он­но­го дирек­то­ра и коман­ды. Фор­мат: цель, пери­о­дич­ность, ответ­ствен­ные, шаги кон­тро­ля, кри­те­рии приемки/отклонения, арте­фак­ты (что фик­си­ру­ем в систе­ме), эскалации.

1. Чек-лист при­ем­ки поставок

Цель: гаран­ти­ро­вать каче­ство, без­опас­ность и пол­но­ту поста­вок, соблю­де­ние дого­во­ров и прослеживаемость.

Пери­о­дич­ность: при каж­дой поставке.

Ответ­ствен­ные: кла­дов­щик (веду­щий), су-шеф/­по­вар (орга­но­леп­ти­ка), бухгалтер/закупщик (доку­мен­ты), служ­ба качества/операционный (эска­ла­ции).

Шаги:

1. Тайм-слот и транспорт

• При­бы­тие в согла­со­ван­ное окно ±30 минут.
• Транс­порт чистый, изотермический/реф с акту­аль­ной повер­кой терморегистратора.
• Раз­де­ле­ние зон чистых/грязных тары, про­дукт не на полу.

Откло­не­ния: >30 мин опоз­да­ние без пре­ду­пре­жде­ния; отсут­ству­ет тер­мо­ре­ги­стра­тор; нару­ше­ние санитарии.

Арте­фак­ты: отмет­ка OTIF, фото ТС, пломба/номер.

2. Свер­ка с зака­зом (PO)

• Номер зака­за в наклад­ной сов­па­да­ет; пози­ции, еди­ни­цы, упаковки.
• Коли­че­ство: фак­ти­че­ское = зака­зан­ное ± допуск (если раз­ре­ше­но договором).

Откло­не­ния: заме­ны без согла­со­ва­ния; short/over-ship за пре­де­ла­ми допусков.

Арте­фак­ты: свер­ка в ERP, акт расхождений.

3. Тем­пе­ра­тур­ный контроль

• Мясо/птица охл.: 0…+2°C; рыба охл.: 0…+2°C; молоч­ка: +2…+6°C; замо­роз­ка: ≤ ‑18°C; гастро­по­лу­фаб­ри­ка­ты: по ТТК; зелень/овощи: +4…+10°C.
• Изме­ре­ние щупом ядра мини­мум по 3 еди­ни­цам из партии.

Откло­не­ния: любое пре­вы­ше­ние; пере­охла­жде­ние с кри­стал­ла­ми льда для охл. категорий.

Арте­фак­ты: жур­нал тем­пе­ра­тур, фото измерений.

4. Визу­аль­ный и орга­но­леп­ти­че­ский контроль

• Упа­ков­ка целая, мар­ки­ров­ка чита­е­ма (дата, пар­тия, срок, производитель).
• Отсут­ствие посто­рон­них запа­хов, сли­зи, обез­во­жи­ва­ния, излиш­ней гла­зу­ри, меха­ни­че­ских повреждений.
• Для зелени/овощей: чисто­та, про­цент грязи/повреждений в допуске.

Откло­не­ния: несо­от­вет­ствие внеш­не­го вида; фак­ти­че­ский калибр/размер вне спецификации.

Арте­фак­ты: фото бра­ка, обра­зец в “каран­тин”.

5. Доку­мен­ты и прослеживаемость

• УПД/накладная, сертификаты/декларации, вете­ри­нар­ные ВСД (Мер­ку­рий) погашены.
• ЕГАИС для алко­го­ля, Чест­ный ЗНАК/маркировка при необходимости.

Откло­не­ния: нет ВСД/ЭДО, ошиб­ки в мар­ки­ров­ке, “сиро­ты” в Меркурии.

Арте­фак­ты: гаше­ние ВСД, при­вяз­ка доку­мен­тов к лоту, отмет­ка ЕГАИС/ЧЗ.

6. Реше­ние по отклонениям

• Частичный/полный воз­врат, скидка/перезачет, сроч­ная заме­на соглас­но SLA.
• Изо­ля­ция спор­ной пар­тии в зоне “каран­тин” до решения.

Эска­ла­ция: кате­го­рий­ный менеджер/операционный при кри­ти­че­ских несоответствиях.

Арте­фак­ты: акт воз­вра­та, кор­рек­ти­ро­воч­ный УПД.

7. Вход в запас

• При­сво­е­ние лота, FEFO-эти­кет­ки, адрес­ное размещение.
• Обнов­ле­ние остат­ков в WMS/ERP.

Арте­фак­ты: при­ем­ка закры­та, ста­тус лота “партия/годен до”.

Кри­те­рии успе­ха: 100% пар­тий с доку­мен­та­ми и тем­пе­ра­тур­ной нор­мой; OTIF ≥ 95%; брак ≤ 1,5% по количеству.

2. Чек-лист зака­за (фор­ми­ро­ва­ние и согласование)

Цель: обес­пе­чить точ­ность и свое­вре­мен­ность зака­зов, избе­жать излишков/дефицитов.

Пери­о­дич­ность: еже­днев­но для ско­ро­пор­та; 2 – 3 раза в неде­лю для осталь­ных; по графику.

Ответ­ствен­ные: закуп­щик (веду­щий), шеф/­су-шеф (потреб­ность), фин­кон­тро­лер (лими­ты), кате­го­рий­ный (цены/поставщики).

Шаги:

1. Ана­ли­ти­ка потребности

• Про­гноз про­даж (неделя/дни/смены), банкеты/мероприятия, промо.
• Остат­ки по лотам и сро­кам (FEFO heatmap).
• Лими­ты min-max, стра­хо­вой запас, срок поставки.

Арте­фак­ты: отчет “Потреб­ность”, MAPE про­шлой недели.

2. Под­бор поставщика/канала

• Кон­тракт­ный постав­щик; про­вер­ка SLA, гра­фи­ка; аль­тер­на­ти­вы на слу­чай срыва.
• Про­вер­ка цено­во­го индекса/лимита пересмотра.

Арте­фак­ты: лист цен, отмет­ка “по контракту/спот”.

3. Фор­ми­ро­ва­ние PO

• Стан­дар­ти­зо­ван­ные SKU и упа­ков­ки; про­вер­ка “крат­но­сти” отгрузки.
• Про­вер­ка аллергенов/спецификаций.

Арте­фак­ты: чер­но­вик PO, бюд­жет­ный impact.

4. Согла­со­ва­ние

• Мат­ри­ца лими­тов: кто утвер­жда­ет сумму/категорию.
• Авто­ва­ли­да­то­ры: нет про­сро­чек на скла­де, нет дуб­ли­ка­та заказа.

Арте­фак­ты: элек­трон­ное согла­со­ва­ние, жур­нал изменений.

5. Под­твер­жде­ние поставщиком

• Под­твер­жде­ние коли­че­ства, цены, тайм-сло­та, ТС/температурного режима.
• Уточ­не­ние замен/аналогов при дефиците.

Арте­фак­ты: под­твер­жде­ние в ЭДО/почта, SLA.

Кри­те­рии успе­ха: точ­ность зака­за (попа­да­ние в план без форс-мажо­ра) ≥ 90%; не более 2% вне­пла­но­вых дозакупок.

3. Чек-лист хра­не­ния и рота­ции (склад)

Цель: сохра­нить каче­ство и мини­ми­зи­ро­вать потери.

Пери­о­дич­ность: еже­днев­ный обход (утро/вечер); еже­не­дель­ный глу­бо­кий аудит.

Ответ­ствен­ные: зав­склад, смен­ный кла­дов­щик; служ­ба качества.

Шаги:

1. Сани­та­рия и инфраструктура

• Чисто­та зон; тары не на полу; зони­ро­ва­ние “сырье/готовая”.
• Исправ­ность холо­диль­ни­ков; тем­пе­ра­тур­ные журналы/датчики; сиг­на­ли­за­ция при отклонениях.

Арте­фак­ты: чек-лист Сан­ПиН, фото до/после.

2. Температура/влажность

• Сухой склад: 15 – 20°C; холо­диль­ник: +2…+6°C; замо­роз­ка: ≤ ‑18°C.
• Кон­троль кон­ден­са­та, инея, обмерзания.

Арте­фак­ты: гра­фи­ки дат­чи­ков, алерты.

3. Адрес­ное хра­не­ние и планограммы

• Каж­до­му SKU — адрес; отсут­ствие “бес­при­зор­ных” коробок.
• Тяже­лое вниз, ско­ро­порт — доступ­но; аллер­ге­ны отделены.

Арте­фак­ты: WMS-отчет несоответствий.

4. FEFO/FIFO и зона “Крат­кий срок”

• Еже­днев­ная рота­ция; ярлы­ки “исполь­зо­вать до”.
• Спи­сок пози­ций к при­о­ри­тет­ной отра­бот­ке в меню.

Арте­фак­ты: лист “Крат­кий срок”, зада­чи кухне.

5. Мар­ки­ров­ка и лоты

• Чита­е­мые эти­кет­ки: дата при­ем­ки, годен до, лот.
• Раз­дель­ное хра­не­ние по партиям.

Арте­фак­ты: фото полок, выбо­роч­ная проверка.

Кри­те­рии успе­ха: спи­са­ния по сро­ку ≤ 0,5% от заку­пок; 0 кри­ти­че­ских нару­ше­ний температуры.

4. Чек-лист спи­са­ний и переработки

Цель: кор­рект­ное и про­зрач­ное спи­са­ние, сни­же­ние потерь.

Пери­о­дич­ность: еже­днев­но; свод — еженедельно.

Ответ­ствен­ные: шеф/­су-шеф (осно­ва­ние), кла­дов­щик (учет), фин­кон­тро­лер (аудит).

Шаги:

1. Осно­ва­ние списания

• По ТТК (производство/выхлоп), пор­ча, бой, про­сроч­ка, инвент-расхождения.
• Запрет «про­чие» без комментария.

Арте­фак­ты: акт спи­са­ния с при­чи­ной и фото.

2. Пере­ра­бот­ка

• Исполь­зо­ва­ние по утвер­жден­ным ТТК (супы, соусы и т.п.).
• Соблю­де­ние ХАССП температур/времени.

Арте­фак­ты: про­из­вод­ство полу­фаб­ри­ка­тов, лоты.

3. Ана­ли­ти­ка потерь

• ТОП-10 SKU по спи­са­ни­ям; heatmap по сменам/линям.
• CAPA: меры по сни­же­нию (пере­за­каз, пре­до­б­ра­бот­ка, емкости).

Арте­фак­ты: отчет Waste, про­то­кол действий.

Кри­те­рии успе­ха: спи­са­ния ≤ целе­во­го уров­ня; доля “необъ­яс­ни­мых” спи­са­ний = 0.

5. Чек-лист инвентаризации

Цель: точ­ность уче­та, выяв­ле­ние потерь и оши­бок про­цес­са. Пери­о­дич­ность: A‑товары и алко­голь — еже­не­дель­но; пол­ная — еже­ме­сяч­но; cycle count — еже­днев­но по зонам.

Ответ­ствен­ные: зав­склад (орга­ни­за­ция), неза­ви­си­мая комис­сия (пере­счет), фин­кон­тро­лер (свер­ка).

Шаги:

1. Под­го­тов­ка

• Замо­роз­ка дви­же­ния (по зоне); печать/выгрузка листов; калиб­ров­ка весов.

Арте­фак­ты: при­каз по инвентаризации.

2. Пере­счет

• Ска­ни­ро­ва­ние штрихкодов/QR; двой­ной счет для A‑позиций.
• Отдель­но откры­тые бутыл­ки (бар) — по мерке/денситометру.

Арте­фак­ты: листы пере­сче­та, фото спорных.

3. Свер­ка и расследование

• Сопо­став­ле­ние с учет­ны­ми; ана­лиз расхождений.
• При­чи­ны: при­ем­ка, спи­са­ния, кра­жи, ошиб­ки учета.

Арте­фак­ты: отчет рас­хож­де­ний, CAPA.

Кри­те­рии успе­ха: точ­ность ≥ 99% по сто­и­мо­сти; замы­ка­ние рас­хож­де­ний в 5 рабо­чих дней.

6. Чек-лист выбо­ра и ауди­та поставщика

Цель: сни­зить рис­ки и TCO, обес­пе­чить каче­ство и сервис.

Пери­о­дич­ность: при онбор­дин­ге; еже­год­ный аудит; вне­пла­но­во при сбоях.

Ответ­ствен­ные: кате­го­рий­ный мене­джер, служ­ба каче­ства, операционный.

Шаги:

1. Дью-дили­дженс

• Юрпро­вер­ка (ЕГРЮЛ, долги/арбитраж); лицензии/сертификаты; страхование.

Арте­фак­ты: чек-лист DD, выписки.

2. Производство/склад

• ХАССП, ISO 22000; холо­до­вая цепь; чисто­та; персонал/обучение.

Арте­фак­ты: акт ауди­та, фото.

3. Логи­сти­ка и SLA

• Флот/3PL; резерв­ные мощ­но­сти; OTIF-исто­рия; lead time.

Арте­фак­ты: мат­ри­ца SLA, KPI-история.

4. Каче­ство продукции

• Дегу­ста­ция; ста­биль­ность пар­тий; спе­ци­фи­ка­ции; альтернативы.

Арте­фак­ты: про­то­кол дегу­ста­ции, образцы.

Кри­те­рии успе­ха: аудит ≥ ⁸⁵⁄₁₀₀; пилот без кри­ти­че­ских отклонений.

7. Чек-лист бан­кет­ных закупок

Цель: обес­пе­чить меро­при­я­тия без дефи­ци­та и излишков.

Пери­о­дич­ность: под каж­дое событие.

Ответ­ствен­ные: бан­кет-мене­джер, шеф, закуп­щик, завсклад.

Шаги:

1. Замо­роз­ка спецификации

• Cut-off T‑72/T‑48; финаль­ное меню и коли­че­ство пор­ций; дие­ти­че­ские ограничения.

Арте­фак­ты: спе­ци­фи­ка­ция банкета.

2. Рас­чет сырья

• По ТТК с коэф­фи­ци­ен­том резер­ва 5 – 8%; кросс-использование.

Арте­фак­ты: лист потреб­но­сти, бюджет.

3. Заказ и приемка

• Отдель­ные лоты; достав­ка J‑1/J‑0; тем­пе­ра­тур­ный приоритет.

Арте­фак­ты: PO-бан­кет, приемка.

4. Пост-ивент

• Возвраты/утилизация; спи­са­ния; ана­лиз отклонений.

Арте­фак­ты: отчет бан­ке­та, CAPA.

Кри­те­рии успе­ха: испол­не­ние без стоп-листов; спи­са­ния ≤ пла­но­во­го резерва.

8. Чек-лист бара и алкоголя

Цель: кон­троль мар­жи, потерь и комплаенса.

Пери­о­дич­ность: еже­днев­ные остат­ки клю­че­вых пози­ций; еже­не­дель­ная инвен­та­ри­за­ция; еже­ме­сяч­ная свер­ка ЕГАИС.

Ответ­ствен­ные: бар-мене­джер, кла­дов­щик бара, финконтролер.

Шаги:

1. При­ем­ка алкоголя

• ЕГАИС: под­твер­жде­ние; акцизы/марки; целостность.

Арте­фак­ты: акт при­ем­ки, ЕГАИС.

2. Хранение/учет

• Запрет посто­рон­ним; жур­нал откры­тий буты­лок; калиб­ров­ка джиггеров.

Арте­фак­ты: кар­та бара, жур­нал мер.

3. Раз­лив и списания

• Кон­троль по кок­тейль­ным кар­там; тест-пуры; “мерт­вые остат­ки” в анализ.

Арте­фак­ты: отчет потерь, CAPA.

Кри­те­рии успе­ха: поте­ри ≤ 1,5% от заку­пок; рас­хож­де­ния по ЕГАИС = 0.

9. Чек-лист циф­ро­ви­за­ции и интеграций

Цель: точ­ность дан­ных, авто­ма­ти­за­ция рутины.

Пери­о­дич­ность: про­ект­ный цикл; еже­квар­таль­ный аудит интеграций.

Ответ­ствен­ные: опе­ра­ци­он­ный, ИТ, финконтролер.

Шаги:

1. Систем­ная карта

• POS, ERP/Back-Office, WMS, BI, Мер­ку­рий, ЕГАИС, ЧЗ, ЭДО.

Арте­фак­ты: схе­ма интеграций.

2. Настрой­ки процессов

• Авто­за­ка­зы, FEFO, адрес­ное хра­не­ние; кон­троль сро­ков; рас­по­зна­ва­ние накладных.

Арте­фак­ты: тест-кей­сы, логи.

3. Дан­ные и BI

• Даш­бор­ды COGS, OTIF, Waste, обо­ра­чи­ва­е­мость; алер­ты KPI.

Арте­фак­ты: ката­лог мет­рик, SLA отчетности.

Кри­те­рии успе­ха: авто­ма­ти­че­ский заказ ≥ 40% SKU; MAPE про­гно­за ≤ 15%.

10. Чек-лист S&OP (еже­не­дель­ный цикл)

Цель: син­хро­ни­зи­ро­вать спрос, постав­ки и мощности.

Пери­о­дич­ность: еженедельно.

Ответ­ствен­ные: опе­ра­ци­он­ный (вла­де­лец), шеф, закуп­ки, склад, финан­сы, маркетинг/банкеты.

Шаги:

1. Сбор про­гно­зов

• Про­да­жи по кате­го­ри­ям, собы­тия, промо.

Арте­фак­ты: кон­со­ли­ди­ро­ван­ный Forecast.

2. Про­вер­ка ограничений

• Мощ­ность кух­ни, гра­фик пер­со­на­ла, склад­ские лими­ты, гра­фик поставок.

Арте­фак­ты: Capacity plan.

3. План дей­ствий

• Меню-прав­ки, пред­за­го­тов­ки, зака­зы, альтернативы.

Арте­фак­ты: S&OP пакет, протокол.

Кри­те­рии успе­ха: сер­вис-уро­вень ≥ целе­во­го; отсут­ствие кри­ти­че­ских дефицитов.

11. Чек-лист регу­ля­то­ри­ки и ХАССП

Цель: соблю­де­ние зако­но­да­тель­ства и пище­вой безопасности.

Пери­о­дич­ность: еже­днев­ные CCP; еже­квар­таль­ный аудит.

Ответ­ствен­ные: служ­ба каче­ства, шеф, склад.

Шаги:

1. Доку­мен­та­ция

• Поли­ти­ки ХАССП, инструк­ции, журналы.

Арте­фак­ты: акту­аль­ные вер­сии, под­пис­ные листы.

2. Кри­ти­че­ские точки

• Тем­пе­ра­ту­ры, кросс-кон­та­ми­на­ция, мытье рук, дезсредства.

Арте­фак­ты: жур­на­лы CCP, испытания.

3. Внеш­ние системы

• Мер­ку­рий, ЕГАИС, ЧЗ — кор­рект­ность учета.

Арте­фак­ты: отче­ты сверки.

Кри­те­рии успе­ха: 0 кри­ти­че­ских несо­от­вет­ствий; успеш­ные инспекции.

12. Чек-лист анти­фро­да и безопасности

Цель: предот­вра­ще­ние хище­ний и злоупотреблений.

Пери­о­дич­ность: посто­ян­но; вне­зап­ные про­вер­ки ежемесячно.

Ответ­ствен­ные: опе­ра­ци­он­ный, служ­ба без­опас­но­сти, финконтролер.

Шаги:

1. Раз­де­ле­ние обязанностей

• Раз­ные лица: заказ, при­ем­ка, спи­са­ние, инвент.

Арте­фак­ты: мат­ри­ца RACI.

2. Кон­троль точек риска

• Каме­ры в приемке/складе; плом­би­ро­ва­ние; кон­троль воз­вра­тов тары.

Арте­фак­ты: логи видео, жур­нал пломб.

3. Ана­ли­ти­ка аномалий

• Пики спи­са­ний, откло­не­ния по сме­нам, “утеч­ки” по A‑товарам.

Арте­фак­ты: анти­фрод-отчет, расследования.

Кри­те­рии успе­ха: сни­же­ние инвен­тар­ных потерь ≤ 0,4% от обо­ро­та склада.

13. Чек-лист обу­че­ния и дисциплины

Цель: под­дер­жи­вать стан­дар­ты исполнения.

Пери­о­дич­ность: онбор­динг; еже­год­но; при изме­не­нии регламентов.

Ответ­ствен­ные: опе­ра­ци­он­ный, HR, шеф, завсклад.

Шаги:

1. Про­грам­мы обучения

• При­ем­ка, ХАССП, FEFO, систе­ма зака­зов, ЭДО.

Арте­фак­ты: пла­ны, тесты.

2. Сер­ти­фи­ка­ция

• Еже­год­ная пере­ак­кре­ди­та­ция клю­че­вых ролей.

Арте­фак­ты: про­то­ко­лы, допуски.

3. Кон­троль исполнения

• Mystery audit, поиск откло­не­ний, обрат­ная связь.

Арте­фак­ты: отче­ты ауди­та, пла­ны улучшений.

Кри­те­рии успе­ха: про­ход­ной балл ≥ 85%; сни­же­ние опе­ра­ци­он­ных ошибок.

14. Чек-лист антикризисный

Цель: готов­ность к форс-мажорам.

Пери­о­дич­ность: раз в пол­го­да — реви­зия; уче­ния — ежегодно.

Ответ­ствен­ные: опе­ра­ци­он­ный, шеф, ИТ, склад, поставки.

Шаги:

1. Риск-кар­та

• Отказ холо­да, срыв постав­щи­ка, бло­ки­ров­ка дорог, отклю­че­ние электроэнергии.

Арте­фак­ты: реестр рис­ков, пла­ны Б.

2. Резер­вы и альтернативы

• Гене­ра­тор, сухой лед, аль­тер­на­тив­ные постав­щи­ки, сокра­щен­ное меню.

Арте­фак­ты: спи­сок кон­так­тов, SLA аварийных.

3. Ком­му­ни­ка­ции

• Шаб­ло­ны сооб­ще­ний персоналу/гостям, ответ­ствен­ные, канал связи.

Арте­фак­ты: ком­му­ни­ка­ци­он­ный план.

Кри­те­рии успе­ха: MTTR в рам­ках целе­во­го; мини­ми­за­ция потерь продукта.

15. Чек-лист инже­не­рии меню (связ­ка с закуп­ка­ми) Цель: мар­жи­наль­ность и устой­чи­вость к коле­ба­ни­ям рынка.

Пери­о­дич­ность: еже­квар­таль­но; вне­пла­но­во при скач­ках цен.

Ответ­ствен­ные: бренд-шеф, кате­го­рий­ный, финконтролер.

Шаги:

1. Ана­лиз меню

• Мат­ри­ца прибыльность/популярность; COGS на блю­до; эластичность.

Арте­фак­ты: отчет инженерии.

2. Стан­дар­ти­за­ция ингредиентов

• Уни­фи­ка­ция SKU; аль­тер­на­ти­вы; сезон­ные замены.

Арте­фак­ты: реестр ингре­ди­ен­тов, ТТК.

3. Сце­на­рии “что если”

• Рост цены клю­че­вых кате­го­рий; курс валют; сезон­ный дефицит.

Арте­фак­ты: сце­нар­ные рас­че­ты, решения.

Кри­те­рии успе­ха: целе­вой COGS% выпол­нен; устой­чи­вость поста­вок без стоп-листов.

Как исполь­зо­вать

• Внед­ри­те в виде циф­ро­вых форм в ERP/WMS/мобильных чек-листах.
• Назначь­те вла­дель­цев и SLA на закры­тие отклонений.
• Еже­не­дель­но сво­ди­те ито­ги чек-листов в даш­борд операционного.
• Раз в квар­тал обнов­ляй­те чек-листы по фак­ту инци­ден­тов и изме­не­ний регуляторики.замет