Ресто­ран­ный биз­нес, все­гда отли­чав­ший­ся высо­кой кон­ку­рен­ци­ей и тон­кой при­быль­но­стью, в послед­ние годы столк­нул­ся с новым вызо­вом – необ­хо­ди­мо­стью инте­гра­ции с посто­ян­но меня­ю­щи­ми­ся госу­дар­ствен­ны­ми инфор­ма­ци­он­ны­ми систе­ма­ми. ЕГАИС, «Чест­ный ЗНАК», «Мер­ку­рий», элек­трон­ный доку­мен­то­обо­рот (ЭДО) – эти аббре­ви­а­ту­ры ста­ли неотъ­ем­ле­мой частью опе­ра­ци­он­ной дея­тель­но­сти любо­го заве­де­ния обще­пи­та. Несо­блю­де­ние тре­бо­ва­ний, предъ­яв­ля­е­мых эти­ми систе­ма­ми, гро­зит серьез­ны­ми штра­фа­ми, при­оста­нов­кой дея­тель­но­сти и, как след­ствие, поте­рей при­бы­ли. В то же вре­мя, гра­мот­ное исполь­зо­ва­ние этих инстру­мен­тов может открыть новые воз­мож­но­сти для опти­ми­за­ции про­цес­сов, повы­ше­ния про­зрач­но­сти и, в конеч­ном ито­ге, уве­ли­че­ния рен­та­бель­но­сти. Эта лек­ция уде­ля­ет вни­ма­ние ана­ли­зу теку­ще­го состо­я­ния вза­и­мо­дей­ствия ресто­ра­нов с гос­сер­ви­са­ми, выяв­ле­нию основ­ных рис­ков и пер­спек­тив, а так­же рас­смот­ре­нию воз­мож­но­стей мини­ми­за­ции рис­ков с помо­щью совре­мен­ных реше­ний, таких как DocsInBox.

Что ново­го в рабо­те с ЕГАИС, «Чест­ным зна­ком» и «Мер­ку­ри­ем»

Вза­и­мо­дей­ствие с госу­дар­ствен­ны­ми инфор­ма­ци­он­ны­ми систе­ма­ми в ресто­ран­ном биз­не­се – это дина­мич­ный про­цесс, кото­рый тре­бу­ет посто­ян­но­го обнов­ле­ния зна­ний и адап­та­ции к новым тре­бо­ва­ни­ям. Рас­смот­рим послед­ние изме­не­ния в рабо­те с основ­ны­ми системами:

(Еди­ная госу­дар­ствен­ная авто­ма­ти­зи­ро­ван­ная инфор­ма­ци­он­ная систе­ма): Алко­голь­ный кон­троль в циф­ро­вой эпохе

ЕГАИС про­дол­жа­ет оста­вать­ся клю­че­вым инстру­мен­том кон­тро­ля за обо­ро­том алко­голь­ной про­дук­ции. Основ­ные изме­не­ния послед­них лет касаются:

• Уже­сто­че­ние кон­тро­ля за роз­нич­ной про­да­жей: Вве­де­ны новые тре­бо­ва­ния к оформ­ле­нию УПД (уни­вер­саль­но­го пере­да­точ­но­го доку­мен­та) при реа­ли­за­ции алко­го­ля в роз­ни­цу. Необ­хо­ди­мо ука­зы­вать более подроб­ную инфор­ма­цию о поку­па­те­ле (ФИО или наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции, ИНН при нали­чии). Это при­ве­ло к уве­ли­че­нию нагруз­ки на кас­си­ров и тре­бу­ет инте­гра­ции кас­со­вых аппа­ра­тов с ЕГАИС.
• Пере­ход на мар­ки­ров­ку алко­го­ля: Хотя мар­ки­ров­ка алко­голь­ной про­дук­ции вве­де­на не сра­зу для всех кате­го­рий, про­цесс посте­пен­но охва­ты­ва­ет все виды алко­го­ля. Ресто­ра­нам необ­хо­ди­мо учи­ты­вать тре­бо­ва­ния к при­е­му мар­ки­ро­ван­ной про­дук­ции от постав­щи­ков, про­вер­ке мар­ки­ров­ки на под­лин­ность и отчет­но­сти по остат­кам. Несо­блю­де­ние этих тре­бо­ва­ний ведет к штра­фам и изъ­я­тию продукции.
• Авто­ма­ти­за­ция отчет­но­сти: Феде­раль­ная служ­ба по регу­ли­ро­ва­нию алко­голь­но­го рын­ка (Росал­ко­голь­ре­гу­ли­ро­ва­ние) про­дол­жа­ет совер­шен­ство­вать систе­му отчет­но­сти. Ресто­ра­нам реко­мен­ду­ет­ся исполь­зо­вать спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ное про­грамм­ное обес­пе­че­ние для авто­ма­ти­за­ции фор­ми­ро­ва­ния и отправ­ки отче­тов, что­бы избе­жать оши­бок и задержек.
• Внед­ре­ние новых фор­ма­тов дан­ных: ЕГАИС пери­о­ди­че­ски обнов­ля­ет фор­ма­ты дан­ных, исполь­зу­е­мых для обме­на инфор­ма­ци­ей. Необ­хо­ди­мо сле­дить за эти­ми изме­не­ни­я­ми и свое­вре­мен­но адап­ти­ро­вать про­грамм­ное обеспечение.

«Чест­ный ЗНАК»: Мар­ки­ров­ка как новый стандарт

Систе­ма «Чест­ный ЗНАК» охва­ты­ва­ет широ­кий спектр това­ров, вклю­чая алко­голь, табак, обувь, одеж­ду, лекар­ствен­ные пре­па­ра­ты и дру­гие. Для ресто­ра­нов наи­бо­лее акту­аль­ны изме­не­ния, каса­ю­щи­е­ся мар­ки­ров­ки алко­голь­ной и табач­ной продукции.

• Рас­ши­ре­ние ассор­ти­мен­та мар­ки­ру­е­мой про­дук­ции: Посте­пен­но уве­ли­чи­ва­ет­ся коли­че­ство това­ров, под­ле­жа­щих мар­ки­ров­ке. Ресто­ра­нам необ­хо­ди­мо сле­дить за изме­не­ни­я­ми в перечне мар­ки­ру­е­мой про­дук­ции и гото­вить­ся к внед­ре­нию новых требований.
• Уси­ле­ние ответ­ствен­но­сти за нару­ше­ние пра­вил мар­ки­ров­ки: Штра­фы за нару­ше­ние пра­вил мар­ки­ров­ки ста­но­вят­ся все более суще­ствен­ны­ми. Важ­но обес­пе­чить пра­виль­ность нане­се­ния и счи­ты­ва­ния кодов мар­ки­ров­ки, а так­же свое­вре­мен­ную отчетность.
• Инте­гра­ция с дру­ги­ми систе­ма­ми: «Чест­ный ЗНАК» инте­гри­ру­ет­ся с дру­ги­ми госу­дар­ствен­ны­ми инфор­ма­ци­он­ны­ми систе­ма­ми, таки­ми как ЕГАИС и «Мер­ку­рий». Это тре­бу­ет обес­пе­че­ния сов­ме­сти­мо­сти про­грамм­но­го обес­пе­че­ния и обме­на дан­ны­ми меж­ду системами.
• Рабо­та с Data Matrix кодом: Ресто­ра­ны долж­ны иметь ска­не­ры, спо­соб­ные счи­ты­вать Data Matrix коды, нане­сен­ные на мар­ки­ро­ван­ную про­дук­цию. Необ­хо­ди­мо обу­чить пер­со­нал рабо­те с эти­ми ска­не­ра­ми и про­вер­ке под­лин­но­сти кодов.

«Мер­ку­рий»: Кон­троль за дви­же­ни­ем про­дук­ции живот­но­го происхождения

Систе­ма «Мер­ку­рий» пред­на­зна­че­на для кон­тро­ля за дви­же­ни­ем про­дук­ции живот­но­го про­ис­хож­де­ния (мясо, рыба, молоч­ная про­дук­ция и т.д.). Для ресто­ра­нов, исполь­зу­ю­щих в сво­ем меню про­дук­ты живот­но­го про­ис­хож­де­ния, необходимо:

• Реги­стра­ция в систе­ме: Ресто­ран дол­жен быть заре­ги­стри­ро­ван в систе­ме «Мер­ку­рий» и полу­чить элек­трон­ную подпись.
• Оформ­ле­ние элек­трон­ных вете­ри­нар­ных сви­де­тельств: При закуп­ке про­дук­ции живот­но­го про­ис­хож­де­ния необ­хо­ди­мо оформ­лять элек­трон­ные вете­ри­нар­ные сви­де­тель­ства в систе­ме «Мер­ку­рий».
• Учет дви­же­ния про­дук­ции: Необ­хо­ди­мо вести учет дви­же­ния про­дук­ции живот­но­го про­ис­хож­де­ния, фик­си­руя поступ­ле­ние, хра­не­ние и использование.
• Отчет­ность: Регу­ляр­но предо­став­лять отчет­ность о дви­же­нии про­дук­ции живот­но­го про­ис­хож­де­ния в систе­му «Мер­ку­рий».
• Внед­ре­ние новых тре­бо­ва­ний к мар­ки­ров­ке: Внед­ря­ет­ся систе­ма мар­ки­ров­ки про­дук­ции живот­но­го про­ис­хож­де­ния, ана­ло­гич­ная «Чест­но­му ЗНА­Ку». Ресто­ра­нам необ­хо­ди­мо сле­дить за изме­не­ни­я­ми в этой обла­сти и гото­вить­ся к внед­ре­нию новых требований.

Поче­му ЭДО необ­хо­дим каж­до­му ресто­ра­ну, бару и кафе

Элек­трон­ный доку­мен­то­обо­рот (ЭДО) пере­стал быть про­сто трен­дом и стал необ­хо­ди­мо­стью для любо­го совре­мен­но­го биз­не­са, осо­бен­но для пред­при­я­тий общепита.

Юри­ди­че­ская зна­чи­мость и сни­же­ние рисков

ЭДО обес­пе­чи­ва­ет юри­ди­че­скую зна­чи­мость элек­трон­ных доку­мен­тов, что поз­во­ля­ет исполь­зо­вать их вме­сто бумаж­ных ана­ло­гов в отно­ше­ни­ях с контр­аген­та­ми и госу­дар­ствен­ны­ми орга­на­ми. Это сни­жа­ет рис­ки, свя­зан­ные с поте­рей доку­мен­тов, их повре­жде­ни­ем или подделкой.

Опти­ми­за­ция бизнес-процессов

Внед­ре­ние ЭДО поз­во­ля­ет авто­ма­ти­зи­ро­вать про­цес­сы обме­на доку­мен­та­ми, что зна­чи­тель­но эко­но­мит вре­мя и ресур­сы. Боль­ше не нуж­но тра­тить вре­мя на отправ­ку и полу­че­ние бумаж­ных доку­мен­тов, их реги­стра­цию и хранение.

Сокра­ще­ние затрат

ЭДО поз­во­ля­ет сокра­тить затра­ты на бума­гу, печать, курьер­скую достав­ку и хра­не­ние доку­мен­тов. Это осо­бен­но важ­но для ресто­ра­нов, кото­рые гене­ри­ру­ют боль­шое коли­че­ство доку­мен­тов ежедневно.

Повы­ше­ние про­зрач­но­сти и контроля

ЭДО обес­пе­чи­ва­ет про­зрач­ность всех опе­ра­ций с доку­мен­та­ми. Мож­но лег­ко отсле­жи­вать ста­тус доку­мен­та, кто его под­пи­сал и когда. Это повы­ша­ет кон­троль над биз­нес-про­цес­са­ми и сни­жа­ет риск ошибок.

Соот­вет­ствие законодательству

В Рос­сии актив­но внед­ря­ет­ся зако­но­да­тель­ство, обя­зы­ва­ю­щее орга­ни­за­ции пере­хо­дить на ЭДО. Несо­блю­де­ние этих тре­бо­ва­ний может при­ве­сти к штра­фам и дру­гим санкциям.

Типы доку­мен­тов, кото­рые мож­но пере­ве­сти на ЭДО в ресторане:

• Сче­та и наклад­ные: Оформ­ле­ние и отправ­ка сче­тов и наклад­ных постав­щи­кам и клиентам.
• Акты выпол­нен­ных работ/оказанных услуг: Под­твер­жде­ние фак­та ока­за­ния услуг и выпол­не­ния работ.
• Дого­во­ры: Заклю­че­ние и под­пи­са­ние дого­во­ров с постав­щи­ка­ми и клиентами.
• Уве­дом­ле­ния: Отправ­ка уве­дом­ле­ний раз­лич­но­го характера.
• Отче­ты: Предо­став­ле­ние отчет­но­сти в госу­дар­ствен­ные органы.

Как обез­опа­сить себя от штра­фов в сот­ни тысяч руб­лей с помо­щью DocsInBox

DocsInBox – это облач­ный сер­вис элек­трон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та, спе­ци­аль­но раз­ра­бо­тан­ный для пред­при­я­тий обще­пи­та. Он поз­во­ля­ет авто­ма­ти­зи­ро­вать рабо­ту с ЕГАИС, «Чест­ным ЗНА­Ком», «Мер­ку­ри­ем» и дру­ги­ми госу­дар­ствен­ны­ми систе­ма­ми, а так­же мини­ми­зи­ро­вать рис­ки полу­че­ния штрафов.

Функ­ци­о­наль­ные воз­мож­но­сти DocsInBox для ресто­ран­но­го бизнеса:

• Авто­ма­ти­че­ская про­вер­ка контр­аген­тов: DocsInBox авто­ма­ти­че­ски про­ве­ря­ет контр­аген­тов на нали­чие в реест­ре Росал­ко­голь­ре­гу­ли­ро­ва­ния, «Чест­но­го ЗНА­Ка» и «Мер­ку­рия», что поз­во­ля­ет избе­жать рабо­ты с недоб­ро­со­вест­ны­ми поставщиками.
• Авто­ма­ти­че­ское фор­ми­ро­ва­ние и отправ­ка доку­мен­тов: DocsInBox авто­ма­ти­че­ски фор­ми­ру­ет и отправ­ля­ет необ­хо­ди­мые доку­мен­ты в ЕГАИС, «Чест­ный ЗНАК» и «Мер­ку­рий», что эко­но­мит вре­мя и сни­жа­ет риск ошибок.
• Кон­троль за сро­ка­ми год­но­сти про­дук­ции: DocsInBox поз­во­ля­ет кон­тро­ли­ро­вать сро­ки год­но­сти про­дук­ции, что помо­га­ет избе­жать реа­ли­за­ции про­сро­чен­ных това­ров и полу­че­ния штрафов.
• Авто­ма­ти­че­ское уве­дом­ле­ние о новых тре­бо­ва­ни­ях: DocsInBox авто­ма­ти­че­ски уве­дом­ля­ет поль­зо­ва­те­лей о новых тре­бо­ва­ни­ях и изме­не­ни­ях в зако­но­да­тель­стве, что поз­во­ля­ет свое­вре­мен­но адап­ти­ро­вать­ся к новым условиям.
• Инте­гра­ция с кас­со­вым обо­ру­до­ва­ни­ем: DocsInBox инте­гри­ру­ет­ся с кас­со­вым обо­ру­до­ва­ни­ем, что поз­во­ля­ет авто­ма­ти­че­ски пере­да­вать дан­ные о про­да­жах в ЕГАИС и «Чест­ный ЗНАК».
• Элек­трон­ная под­пись: DocsInBox под­дер­жи­ва­ет исполь­зо­ва­ние элек­трон­ной под­пи­си, что обес­пе­чи­ва­ет юри­ди­че­скую зна­чи­мость элек­трон­ных документов.
• Удоб­ный интер­фейс и тех­ни­че­ская под­держ­ка: DocsInBox име­ет удоб­ный и инту­и­тив­но понят­ный интер­фейс, а так­же предо­став­ля­ет ква­ли­фи­ци­ро­ван­ную тех­ни­че­скую поддержку.

Поль­за от исполь­зо­ва­ния DocsInBox:

• Сни­же­ние рис­ков полу­че­ния штра­фов: Авто­ма­ти­за­ция про­цес­сов и кон­троль за соблю­де­ни­ем тре­бо­ва­ний поз­во­ля­ют зна­чи­тель­но сни­зить рис­ки полу­че­ния штрафов.
• Эко­но­мия вре­ме­ни и ресур­сов: Авто­ма­ти­за­ция про­цес­сов поз­во­ля­ет эко­но­мить вре­мя и ресур­сы, кото­рые мож­но напра­вить на раз­ви­тие бизнеса.
• Повы­ше­ние про­зрач­но­сти и кон­тро­ля: DocsInBox обес­пе­чи­ва­ет про­зрач­ность всех опе­ра­ций с доку­мен­та­ми и повы­ша­ет кон­троль над бизнес-процессами.
• Соот­вет­ствие зако­но­да­тель­ству: DocsInBox помо­га­ет соот­вет­ство­вать тре­бо­ва­ни­ям зако­но­да­тель­ства в обла­сти элек­трон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та и кон­тро­ля за обо­ро­том алко­голь­ной и табач­ной продукции.
• Улуч­ше­ние вза­и­мо­дей­ствия с постав­щи­ка­ми и кон­тро­ли­ру­ю­щи­ми орга­на­ми: ЭДО упро­ща­ет вза­и­мо­дей­ствие с постав­щи­ка­ми и кон­тро­ли­ру­ю­щи­ми органами.

Вза­и­мо­дей­ствие с гос­сер­ви­са­ми – это неиз­беж­ная реаль­ность для совре­мен­но­го ресто­ран­но­го биз­не­са. Несо­блю­де­ние тре­бо­ва­ний, предъ­яв­ля­е­мых эти­ми систе­ма­ми, может при­ве­сти к серьез­ным послед­стви­ям. Одна­ко, гра­мот­ное исполь­зо­ва­ние этих инстру­мен­тов, в соче­та­нии с совре­мен­ны­ми реше­ни­я­ми, таки­ми как DocsInBox, может открыть новые воз­мож­но­сти для опти­ми­за­ции про­цес­сов, повы­ше­ния про­зрач­но­сти и уве­ли­че­ния рен­та­бель­но­сти. Инве­сти­ции в авто­ма­ти­за­цию доку­мен­то­обо­ро­та и инте­гра­цию с госу­дар­ствен­ны­ми инфор­ма­ци­он­ны­ми систе­ма­ми – это не про­сто необ­хо­ди­мость, а стра­те­ги­че­ски важ­ное реше­ние, кото­рое поз­во­лит ресто­ра­ну успеш­но раз­ви­вать­ся в усло­ви­ях посто­ян­но меня­ю­ще­го­ся рын­ка. Ресто­ра­то­рам сле­ду­ет рас­смат­ри­вать эти изме­не­ния не как бре­мя, а как воз­мож­ность для повы­ше­ния эффек­тив­но­сти и кон­ку­рен­то­спо­соб­но­сти сво­е­го бизнеса.