В сфе­ре госте­при­им­ства, где лояль­ность кли­ен­тов и их поло­жи­тель­ный опыт явля­ют­ся клю­че­вы­ми фак­то­ра­ми успе­ха, посто­ян­ное совер­шен­ство­ва­ние про­цес­са обслу­жи­ва­ния гостей ста­но­вит­ся не про­сто жела­тель­ным, а необ­хо­ди­мым усло­ви­ем кон­ку­рен­то­спо­соб­но­сти. И клю­че­вая роль в этом про­цес­се ложит­ся на пле­чи стар­ше­го пер­со­на­ла, будь то стар­ший бари­ста, офи­ци­ант или бар­мен. Поми­мо непо­сред­ствен­но­го управ­ле­ния коман­дой и обес­пе­че­ния высо­ко­го уров­ня обслу­жи­ва­ния, они долж­ны обла­дать навы­ка­ми пла­ни­ро­ва­ния и бюд­же­ти­ро­ва­ния, что­бы гра­мот­но рас­пре­де­лять ресур­сы на раз­ви­тие и опти­ми­за­цию рабо­ты с посетителями.

Уме­ние рас­счи­ты­вать бюд­жет рас­хо­дов на совер­шен­ство­ва­ние про­цес­са обслу­жи­ва­ния гостей – это не про­сто тех­ни­че­ская ком­пе­тен­ция, а пока­за­тель про­фес­си­о­на­лиз­ма и стра­те­ги­че­ско­го мыш­ле­ния. Это поз­во­ля­ет стар­ше­му сотруд­ни­ку не толь­ко выяв­лять про­блем­ные зоны и пред­ла­гать реше­ния, но и обос­но­вы­вать необ­хо­ди­мость инве­сти­ций в кон­крет­ные улуч­ше­ния перед руко­вод­ством. Без чет­ко­го пони­ма­ния финан­со­вых аспек­тов, даже самые кре­а­тив­ные и эффек­тив­ные идеи риску­ют остать­ся нереализованными.

Пер­вым шагом в состав­ле­нии бюд­же­та явля­ет­ся ана­лиз теку­щей ситу­а­ции. Стар­ший бари­ста, офи­ци­ант или бар­мен дол­жен кри­ти­че­ски оце­нить суще­ству­ю­щий про­цесс обслу­жи­ва­ния, выявить его силь­ные и сла­бые сто­ро­ны. Это может быть сде­ла­но с помо­щью раз­лич­ных методов:

• Сбор обрат­ной свя­зи от кли­ен­тов: анке­ти­ро­ва­ние, опро­сы, ана­лиз отзы­вов в соци­аль­ных сетях и на спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ных плат­фор­мах. Это поз­во­лит понять, что имен­но нра­вит­ся гостям, а над чем еще сто­ит поработать.
• Наблю­де­ние за рабо­той пер­со­на­ла: ана­лиз ско­ро­сти обслу­жи­ва­ния, эффек­тив­но­сти вза­и­мо­дей­ствия с кли­ен­та­ми, соблю­де­ния стан­дар­тов качества.
• Аудит суще­ству­ю­щих про­цес­сов: выяв­ле­ние “узких мест”, потерь вре­ме­ни и ресур­сов, неэф­фек­тив­ных процедур.
• Ана­лиз ста­ти­сти­че­ских дан­ных: отсле­жи­ва­ние сред­не­го чека, часто­ты посе­ще­ний, попу­ляр­но­сти опре­де­лен­ных блюд или напитков.

На осно­ве про­ве­ден­но­го ана­ли­за опре­де­ля­ют­ся при­о­ри­тет­ные направ­ле­ния для совер­шен­ство­ва­ния. Напри­мер, если отзы­вы кли­ен­тов ука­зы­ва­ют на дли­тель­ное вре­мя ожи­да­ния зака­за, то необ­хо­ди­мо сосре­до­то­чить­ся на опти­ми­за­ции рабо­ты кух­ни или бар­ной стой­ки, воз­мож­но, путем закуп­ки ново­го обо­ру­до­ва­ния или обу­че­ния пер­со­на­ла. Если же наблю­да­ет­ся нера­ци­о­наль­ное исполь­зо­ва­ние ингре­ди­ен­тов, то сле­ду­ет пере­смот­реть систе­му уче­та и кон­тро­ля запасов.

Сле­ду­ю­щим эта­пом явля­ет­ся раз­ра­бот­ка кон­крет­ных меро­при­я­тий и оцен­ка их сто­и­мо­сти. Пред­ла­га­е­мые улуч­ше­ния долж­ны быть кон­крет­ны­ми, Measurable (изме­ри­мы­ми), Achievable (дости­жи­мы­ми), Relevant (акту­аль­ны­ми) и Time-bound (огра­ни­чен­ны­ми по вре­ме­ни) – соот­вет­ство­вать прин­ци­пу SMART. При этом необ­хо­ди­мо учи­ты­вать раз­лич­ные кате­го­рии расходов:

• Обо­ру­до­ва­ние и инвен­тарь: закуп­ка ново­го кофе­ма­ши­ны, посу­ды, бар­но­го инвен­та­ря, тер­ми­на­лов для при­е­ма зака­зов и т.д.
• Обу­че­ние и повы­ше­ние ква­ли­фи­ка­ции пер­со­на­ла: опла­та тре­нин­гов, мастер-клас­сов, кур­сов повы­ше­ния квалификации.
• Про­грамм­ное обес­пе­че­ние и тех­но­ло­ги­че­ские реше­ния: внед­ре­ние систе­мы уче­та зака­зов, CRM-систе­мы, систе­мы лояльности.
• Мар­ке­тинг и рекла­ма: про­ве­де­ние акций, раз­ра­бот­ка новых меню, созда­ние реклам­ных материалов.
• Допол­ни­тель­ные рас­хо­ды: затра­ты на аудит, кон­суль­та­ции, раз­ра­бот­ку стан­дар­тов обслуживания.

При оцен­ке сто­и­мо­сти каж­до­го меро­при­я­тия необ­хо­ди­мо про­во­дить срав­ни­тель­ный ана­лиз пред­ло­же­ний от раз­лич­ных постав­щи­ков и под­ряд­чи­ков. Важ­но учи­ты­вать не толь­ко цену, но и каче­ство пред­ла­га­е­мых това­ров и услуг, репу­та­цию постав­щи­ка, усло­вия гаран­тии и обслуживания.

После оцен­ки сто­и­мо­сти каж­до­го меро­при­я­тия состав­ля­ет­ся свод­ный бюд­жет рас­хо­дов на совер­шен­ство­ва­ние про­цес­са обслу­жи­ва­ния гостей. В бюд­же­те долж­ны быть чет­ко указаны:

• Наиме­но­ва­ние мероприятия.
• Обос­но­ва­ние необ­хо­ди­мо­сти про­ве­де­ния мероприятия.
• Ожи­да­е­мый эффект от про­ве­де­ния мероприятия.
• Сто­и­мость мероприятия.
• Источ­ни­ки финан­си­ро­ва­ния (напри­мер, при­быль заве­де­ния, при­вле­чен­ные инвестиции).

Важ­но пом­нить, что бюд­жет дол­жен быть гиб­ким и адап­тив­ным. В про­цес­се реа­ли­за­ции пла­на совер­шен­ство­ва­ния могут воз­ни­кать непред­ви­ден­ные обсто­я­тель­ства, тре­бу­ю­щие кор­рек­ти­ров­ки бюд­же­та. Необ­хо­ди­мо регу­ляр­но отсле­жи­вать фак­ти­че­ские рас­хо­ды и сопо­став­лять их с запла­ни­ро­ван­ны­ми, а так­же ана­ли­зи­ро­вать резуль­та­ты про­ве­ден­ных мероприятий.

Стар­ший бари­ста, офи­ци­ант или бар­мен, обла­да­ю­щий навы­ка­ми рас­че­та бюд­же­та рас­хо­дов на совер­шен­ство­ва­ние про­цес­са обслу­жи­ва­ния гостей, явля­ет­ся цен­ным акти­вом для любо­го заве­де­ния, стре­мя­ще­го­ся к успе­ху. Это поз­во­ля­ет не толь­ко опти­ми­зи­ро­вать рабо­ту с кли­ен­та­ми, но и повы­сить при­быль­ность биз­не­са, создать лояль­ную кли­ент­скую базу и укре­пить репу­та­цию заве­де­ния на рын­ке. Инве­сти­ции в раз­ви­тие навы­ков бюд­же­ти­ро­ва­ния и финан­со­вой гра­мот­но­сти у стар­ше­го пер­со­на­ла явля­ют­ся выгод­ным вло­же­ни­ем в буду­щее бизнеса.