Насто­я­щая инструк­ция пред­на­зна­че­на для офи­ци­ан­тов, рабо­та­ю­щих в орга­ни­за­ци­ях обще­ствен­но­го пита­ния и отве­ча­ю­щих за оформ­ле­ние Зака­за-Сче­та (фор­ма №ОП-20). Пра­виль­ное состав­ле­ние дан­но­го доку­мен­та кри­ти­че­ски важ­но для эффек­тив­ной рабо­ты кух­ни, точ­но­го выстав­ле­ния сче­тов кли­ен­там и под­дер­жа­ния репу­та­ции ресто­ра­на. Инструк­ция охва­ты­ва­ет все эта­пы про­цес­са оформ­ле­ния зака­за-сче­та: от полу­че­ния пред­ва­ри­тель­но­го зака­за до окон­ча­тель­ной свер­ки сче­та и пере­да­чи его бух­гал­те­рии. В ней рас­смат­ри­ва­ют­ся осо­бен­но­сти запол­не­ния каж­до­го поля фор­мы ОП-20, воз­мож­ные ошиб­ки и спо­со­бы их предот­вра­ще­ния, а так­же реко­мен­да­ции по рабо­те с кли­ен­та­ми в про­цес­се при­ня­тия заказа.

Цель инструк­ции: Обес­пе­чить еди­но­об­раз­ное и кор­рект­ное оформ­ле­ние Зака­за-Сче­та (фор­ма №ОП-20) все­ми стар­ши­ми офи­ци­ан­та­ми орга­ни­за­ции обще­ствен­но­го пита­ния для мини­ми­за­ции оши­бок, опти­ми­за­ции рабо­ты кух­ни и повы­ше­ния удо­вле­тво­рен­но­сти клиентов.

1. Общие поло­же­ния о фор­ме ОП-20:

Фор­ма ОП-20 – это уни­фи­ци­ро­ван­ный доку­мент пер­вич­но­го уче­та в орга­ни­за­ци­ях обще­пи­та (ООО). Она пред­на­зна­че­на для оформ­ле­ния зака­за на обслу­жи­ва­ние тор­жеств, бан­ке­тов, кор­по­ра­тив­ных меро­при­я­тий и дру­гих подоб­ных собы­тий. Доку­мент содер­жит инфор­ма­цию не толь­ко о выбран­ных блю­дах и напит­ках, но так­же о вре­ме­ни пода­чи каж­до­го из них, осо­бых поже­ла­ни­ях кли­ен­та, а ино­гда – даже схе­му рас­сад­ки гостей (в зави­си­мо­сти от договоренностей).

Основ­ные функ­ции Заказа-Счета:

• Инструк­таж для кух­ни: Чет­кое ука­за­ние соста­ва зака­за и поряд­ка его при­го­тов­ле­ния поз­во­ля­ет кухне эффек­тив­но орга­ни­зо­вать работу.
• Финан­со­вый доку­мент: Слу­жит осно­вой для выстав­ле­ния сче­та кли­ен­ту, под­твер­жда­ет сто­и­мость ока­зан­ных услуг.
• Доку­мент кон­тро­ля каче­ства: Поз­во­ля­ет кон­тро­ли­ро­вать соот­вет­ствие при­го­тов­лен­ных блюд зака­зу кли­ен­та (осо­бен­но важ­но при торжествах).
• Осно­ва для ана­ли­за про­даж и пла­ни­ро­ва­ния заку­пок: Дан­ные из Зака­за-Сче­та исполь­зу­ют­ся для ана­ли­за пред­по­чте­ний кли­ен­тов, опти­ми­за­ции меню и про­гно­зи­ро­ва­ния потреб­но­стей в продуктах.

2. Необ­хо­ди­мые доку­мен­ты и материалы:

Для кор­рект­но­го оформ­ле­ния Зака­за-Сче­та стар­ше­му офи­ци­ан­ту необ­хо­ди­мы следующие:

• Бланк фор­мы ОП-20 (в печат­ном или элек­трон­ном виде).
• Меню ресто­ра­на с акту­аль­ны­ми ценами.
• Широ­кий ручка/карандаш для запол­не­ния блан­ков вруч­ную, либо доступ к ком­пью­те­ру и соот­вет­ству­ю­ще­му про­грамм­но­му обес­пе­че­нию (напри­мер, RRO – реги­стра­тор кас­со­вых опе­ра­ций или спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ное ПО для управ­ле­ния рестораном).
• Блок­нот / план­шет для пред­ва­ри­тель­но­го сбо­ра инфор­ма­ции от клиента.

3. Эта­пы оформ­ле­ния Заказа-Счета:

Про­цесс состав­ле­ния Зака­за-Сче­та мож­но раз­де­лить на несколь­ко этапов:

1. Пред­ва­ри­тель­ная встре­ча и сбор зака­за: Обще­ние с кли­ен­том, выяв­ле­ние его потреб­но­стей и поже­ла­ний каса­тель­но меню, коли­че­ства гостей, вре­ме­ни пода­чи блюд и напитков.
2. Состав­ле­ние пред­ва­ри­тель­но­го спис­ка: Запись всех выбран­ных пози­ций в блок­но­те или на план­ше­те для уточ­не­ния деталей.
3. Оформ­ле­ние фор­мы ОП-20: Пере­не­се­ние инфор­ма­ции из пред­ва­ри­тель­но­го спис­ка в бланк Зака­за-Сче­та с уче­том акту­аль­ных цен и тре­бо­ва­ний ресторана.
4. Согла­со­ва­ние зака­за: Уточ­не­ние всех пунк­тов зака­за с кли­ен­том, вне­се­ние необ­хо­ди­мых правок.
5. Под­пи­са­ние фор­мы ОП-20: Под­твер­жде­ние согла­сия кли­ен­та со спис­ком блюд/напитков и их сто­и­мо­стью (в слу­чае необходимости).
6. Пере­да­ча Зака­за-Сче­та на кух­ню: Свое­вре­мен­ная пере­да­ча зака­за в кухон­ный отдел для нача­ла при­го­тов­ле­ния блюд.

4. Поша­го­вое руко­вод­ство по запол­не­нию фор­мы ОП-20:

Рас­смот­рим подроб­нее запол­не­ние каж­до­го поля фор­мы ОП-20:

• (1) Наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции: Ука­зы­ва­ет­ся пол­ное наиме­но­ва­ние ресторана/организации обще­пи­та, где оформ­ля­ет­ся Заказ-Счет.
• (2) Адрес пред­при­я­тия: Пол­ный юри­ди­че­ский адрес орга­ни­за­ции обще­ствен­но­го пита­ния (обя­за­тель­но).
• (3) Номер доку­мен­та: Уни­каль­ный номер зака­за для уче­та в систе­ме бух­гал­те­рии и кух­ни. Обыч­но при­сва­и­ва­ет­ся авто­ма­ти­че­ски про­грам­мой или вруч­ную по поряд­ку, напри­мер: «Б‑01/24» – Бан­кет № 1 за январь 2024 года.
• (4) Дата состав­ле­ния доку­мен­та: Дата оформ­ле­ния Зака­за-Сче­та (день, месяц, год). Важ­но ука­зать точ­ную дату для кор­рект­но­го уче­та и отчетности.
• (5) Наиме­но­ва­ние клиента/организации заказ­чи­ка: Пол­ное наиме­но­ва­ние орга­ни­за­ции или ФИО физи­че­ско­го лица, раз­ме­стив­ше­го заказ. Необ­хо­ди­мо уточ­нить дан­ные у пред­ста­ви­те­ля кли­ен­та. Если это орга­ни­за­ция – ука­зы­ва­ет­ся пол­ное юри­ди­че­ское назва­ние. Если част­ный кли­ент — его пас­порт­ные дан­ные не тре­бу­ют­ся в дан­ной фор­ме (за исклю­че­ни­ем слу­ча­ев договоренностей).
• (6) Адрес клиента/организации: Пол­ный адрес орга­ни­за­ции или фак­ти­че­ский адрес про­жи­ва­ния физи­че­ско­го лица, раз­ме­стив­ше­го заказ. Важ­но для свя­зи и отправ­ки сче­тов-фак­тур (если требуется).
• (7) Место про­ве­де­ния меро­при­я­тия: Ука­зы­ва­ет­ся место про­ве­де­ния бан­ке­та / тор­же­ства — назва­ние зала в ресторане/кафе, либо дру­гое ука­зан­ное кли­ен­том меро­при­я­тие на выезд­ном объ­ек­те . Если заказ оформ­ля­ет­ся непо­сред­ствен­но для кух­ни – это поле может быть опущено.

Таб­ли­ца зака­за (основ­ная часть фор­мы ОП-20):

• (8) № п/п: Поряд­ко­вый номер блю­да или напит­ка в спис­ке зака­за. Про­став­ля­ет­ся после­до­ва­тель­но, начи­ная с 1.
• (9) Наиме­но­ва­ние наиме­но­ва­ния това­ра и коли­че­ство: Точ­ное назва­ние выбран­но­го блю­да или напит­ка (напри­мер: «Салат Оли­вье», «Вод­ка Stolichnaya»). Коли­че­ство – ука­зы­ва­ет­ся чис­ло­вое зна­че­ние в штуках/порциях/бутылках, что соот­вет­ству­ет кон­крет­но­му товару.
• (10) Еди­ни­ца изме­ре­ния: Ука­зы­ва­ет еди­ни­цу изме­ре­ния для каж­до­го това­ра (шт., порц., бутыл­ка и т.д.). Необ­хо­ди­мо ука­зы­вать кор­рект­ную еди­ни­цу изме­ре­ния, что­бы избе­жать пута­ни­цы на кухне при при­го­тов­ле­нии зака­за. Если блю­до пода­ет­ся в грам­мах или кило­грам­мах — ука­зы­вай­те «гр.» / «кг.».
• (11) Цена за ед. Сто­и­мость одной порции/штуки выбран­но­го това­ра (в руб­лях и копей­ках). Обя­за­тель­но све­ряй­тесь с акту­аль­ным меню, что­бы избе­жать оши­бок в рас­че­те стоимости.
• (12) Сум­ма: Про­из­ве­де­ние коли­че­ства на цену за еди­ни­цу изме­ре­ния для каж­до­го блю­да или напит­ка. Рас­счи­ты­ва­ет­ся авто­ма­ти­че­ски при исполь­зо­ва­нии про­грамм­но­го обес­пе­че­ния RRO/специализированной про­грам­мы уче­та. При руч­ном оформ­ле­нии – рас­счи­ты­вай­те вни­ма­тель­но, что­бы избе­жать оши­бок в ито­го­вой сум­ме заказа.
• (13) Осо­бые ука­за­ния: Здесь ука­зы­ва­ют­ся осо­бые поже­ла­ния кли­ен­та к при­го­тов­ле­нию блю­да (напри­мер: «Без лука», «С соусом тар­тар»). Эта инфор­ма­ция крайне важ­на для кух­ни, так как поз­во­ля­ет учи­ты­вать инди­ви­ду­аль­ные пред­по­чте­ния кли­ен­тов и избе­гать оши­бок при подаче.

Ито­го­вая часть фор­мы ОП-20:

• (14) Общая сум­ма зака­за: Сум­ма всех пози­ций в таб­ли­це зака­за (рас­счи­ты­ва­ет­ся авто­ма­ти­че­ски или вруч­ную). Необ­хо­ди­мо про­ве­рить пра­виль­ность рас­че­та, осо­бен­но если оформ­ле­ние про­из­во­дит­ся вручную.
• (15) Скидка/надбавка (если есть): Ука­зы­ва­ет­ся раз­мер скид­ки или над­бав­ки к общей сум­ме зака­за (в про­цен­тах или в руб­лях и копей­ках). Обыч­но при­ме­ня­ет­ся при нали­чии спе­ци­аль­ных пред­ло­же­ний или кор­по­ра­тив­ных дого­во­рен­но­стей. Необ­хо­ди­мо иметь под­твер­жда­ю­щий доку­мент на пра­во предо­став­ле­ния скидки/надбавки.
• (16) Сум­ма с уче­том скидки/надбавки: Общая сум­ма зака­за после при­ме­не­ния скид­ки (или уве­ли­че­ния над­бав­кой). Рас­счи­ты­ва­ет­ся авто­ма­ти­че­ски, или вручную.
• (17) НДС: Ука­зы­ва­ет­ся став­ка нало­га и сум­ма НДС в руб­лях копейках(если при­ме­ни­мо — зави­сит от фор­мы орга­ни­за­ции общепита.).

Под­пи­си:

• (18) Под­пись кли­ен­та (заказ­чи­ка): Под­ра­зу­ме­ва­ет­ся, что кли­ент озна­ко­мил­ся с зака­зом и согла­сен со спис­ком блюд/напитков и их сто­и­мо­стью. В слу­чае оформ­ле­ния зака­за на кор­по­ра­тив­ное меро­при­я­тие под­пи­сы­ва­ет пред­ста­ви­тель организации-заказчик.
• (19) Под­пись Стар­ше­го офи­ци­ан­та: Под­твер­жда­ет пра­виль­ность состав­ле­ния Зака­за-Сче­та, свер­ку с клиентом.
• (20) Под­пись Глав­но­го по кухне/Повара — (Необя­за­тель­но). Под­твер­жде­ние полу­че­ния зака­за на кух­ню и озна­ком­ле­ние с осо­бы­ми ука­за­ни­я­ми клиента

5. Воз­мож­ные ошиб­ки при оформ­ле­нии Зака­за-Сче­та и спо­со­бы их предотвращения:

• Ошиб­ки в наиме­но­ва­нии блюд/напитков: Вни­ма­тель­но све­ряй­тесь с меню, что­бы избе­жать пута­ни­цы на кухне. При необ­хо­ди­мо­сти уточ­няй­те у кли­ен­та дета­ли зака­за (напри­мер: «Вы хоти­те салат Цезарь клас­си­че­ский или с курицей?»).
• Ошиб­ки в коли­че­стве: Пере­счи­ты­вай­те коли­че­ство блюд/напитков несколь­ко раз, осо­бен­но при боль­ших груп­пах гостей. Исполь­зуй­те блок­нот для запи­си и свер­ки данных.
• Некор­рект­ное ука­за­ние еди­ниц изме­ре­ния: Убе­ди­тесь что ука­зы­ва­е­те пра­виль­ные еди­ни­цы изме­ре­ния (пор­ция, шту­ка или бутылка).
• Ошиб­ки в рас­че­те сум­мы: При руч­ном оформ­ле­нии – про­ве­ряй­те ариф­ме­ти­че­ские вычис­ле­ния несколь­ко раз. Исполь­зуй­те каль­ку­ля­тор, что­бы избе­жать оши­бок при умно­же­нии и сло­же­нии чисел. При рабо­те с про­грамм­ным обес­пе­че­ни­ем убе­ди­тесь что про­грам­ма пра­виль­но рас­счи­ты­ва­ет сум­му зака­за (тести­руй­те про­грам­му перед нача­лом работы).
• Непол­ные или некор­рект­ные осо­бые ука­за­ния: Запи­сы­вай­те все поже­ла­ния кли­ен­та мак­си­маль­но подроб­но, что­бы кух­ня мог­ла учесть их при при­го­тов­ле­нии блюд. Повто­ряй­те кли­ен­ту его поже­ла­ния для под­твер­жде­ния пра­виль­но­сти пони­ма­ния (напри­мер: «Вы хоти­те салат без лука и с соусом тартар?»).
• Несвое­вре­мен­ная пере­да­ча зака­за на кух­ню: Сра­зу после согла­со­ва­ния зака­за – немед­лен­но отправ­ляй­те Заказ-Счет в кухон­ный отдел. Задерж­ка может при­ве­сти к затя­ги­ва­нию вре­ме­ни пода­чи блюд и недо­воль­ству клиентов.

6. Рабо­та с кли­ен­та­ми при при­ня­тии заказа.

• Про­яви­те веж­ли­вость и вни­ма­тель­ность: Уста­но­ви­те кон­такт с кли­ен­том, выслу­шай­те его поже­ла­ния, про­явить готов­ность помочь в выбо­ре блюд/напитков .
• Пред­ла­гай­те реко­мен­да­ции: Если кли­ент затруд­ня­ет­ся сде­лать выбор – пред­ло­жи­те ему попро­бо­вать фир­мен­ные блю­да или напит­ки ресто­ра­на. Опи­сы­вай­те вку­со­вые каче­ства и осо­бен­но­сти при­го­тов­ле­ния блюд.
• Уточ­няй­те все дета­ли зака­за, не стес­няй­тесь зада­вать вопро­сы: Убе­ди­тесь что вы пол­но­стью пони­ма­е­те поже­ла­ния кли­ен­та (аллер­гии , предпочтения).
• Предо­став­ляй­те инфор­ма­цию о вре­ме­ни пода­чи блюд : Ори­ен­ти­ро­воч­ное вре­мя готов­но­сти и сер­ви­ров­ки каж­до­го из блюда.

7. Доку­мен­та­ция и архивирование:

Зака­за-Сче­та явля­ют­ся важ­ны­ми доку­мен­та­ми пер­вич­но­го уче­та, кото­рые долж­ны хра­нить­ся в соот­вет­ствии с уста­нов­лен­ны­ми пра­ви­ла­ми бух­гал­тер­ско­го уче­та (обыч­но – не менее 5 лет). Хра­ни­те Заказ-Сче­та акку­рат­ным обра­зом, что­бы обес­пе­чить лег­кий доступ к ним при необ­хо­ди­мо­сти. Элек­трон­ные вер­сии так­же необ­хо­ди­мо сохра­нять надеж­ным способом.

Тща­тель­ное и свое­вре­мен­ное оформ­ле­ние фор­мы ОП-20 явля­ет­ся зало­гом успеш­ной рабо­ты орга­ни­за­ции обще­пи­та. Сле­дуй­те дан­ной инструк­ции для мини­ми­за­ции оши­бок, повы­ше­ния эффек­тив­но­сти сер­ви­са и удо­вле­тво­рен­но­сти кли­ен­тов. Посто­ян­но совер­шен­ствуй­те свои навы­ки обще­ния с кли­ен­та­ми и оформ­ле­ния Зака­за-Сче­та, что­бы стать про­фес­си­о­на­лом сво­е­го дела!